İş neden her zaman eksik kalıyor? İşyerinde gaziler için 3 zaman yönetimi tekniği, verimli çalışmanıza ve işten erken ayrılmanıza izin verir
Planlama yönetimi, "dört kadran" yöntemi, ABC sınıflandırma yöntemi, GTD vb. Dahil olmak üzere birçok zaman yönetimi yöntemi vardır.
Bugün AppSo, farklı ihtiyaçları olan insanlar için daha sık kullanılan 3 zaman yönetimi yöntemini dikkatlice seçti ve size giriş seviyesi bir giriş sunacak.
Başlamadan önce çok önemli bir kavramı revize etmemiz gerekiyor, yani Zaman yönetilemez, yönetilebilen sizsiniz.
Pek çok kitap size zamanınızı nasıl yöneteceğinizi öğretecektir.Örneğin, sabahları okumak için uygundur, bu yüzden sabahları okumak için bir saat ayırmanız ve bu yöntemi, zamanınızı n zaman dilimine ayırmanız ve ardından içeriği doldurmanız için size rehberlik etmesi için kullanmanız gerekir. Planlama bittiğinde, dünya ayaklarınızın altındaymış gibi motivasyon dolu hissedeceksiniz.
Ancak, çoğu zaman sonunda, planladığınız bir şeyi bile tamamlayamayacağınızı fark edeceksiniz. Başından beri yanıldığınız için, zamanı yönetemezsiniz, ayarlamalarınız nedeniyle zaman sizi beklemekten vazgeçmez, o sadece kendi başına yorulmadan koşar.
Bu nedenle yapabileceğiniz tek şey kendinizi yönetmek, duygularınızı yönetmek, zihniyetinizi yönetmek ve eylemlerinizi yönetmektir. Ancak bu şekilde her gün planlanan görevleri tamamlayabilirsiniz. Yöntemler sadece araçlardır, kendinizi başarılı kılan sizsiniz.
Zaman yönetimi yanlış bir önermedir, bu nedenle buradaki daha uygun ifade, görev tahsis becerileri olmalıdır. Ancak bahane ilkesine uymak için buna "zaman yönetimi" diyelim.
Daha fazla uzatmadan, saygılı Bay A, lütfen önce resmi yükleyin. Hangi yönteme uygun olursanız veya beğenirsiniz, sadece oraya çizin.
Resmi tanıtıma başlamadan önce, birkaç önemli kuralı aklımızda tutalım:
Tembel Dizin
- Kağıt ve kalem kaydı
- Yapılacaklar listesi
- Kanban GTD
- Sonuç
Kağıt ve kalem kaydı
Kalem-kağıt kayıt yöntemi görevleri sahneye (ev, ofis, dış mekan, vb.) Göre iyi bir şekilde sınıflandıramadığından, kendi görevlerinizi "gün" e göre planlamanız ve görev özelliklerinin resmi bir ayrımını yapmak için "bullet not yöntemini" birleştirmeniz önerilir. Kağıt ve kalemle kayıt yapmaya çalışmak isteyen arkadaşların günlük görevleri tamamen bilinçli bir şekilde kontrol etmesi ve görevlerin zaman düğümlerini hatırlaması gerekir. Yani, bu nasıl yapılmalı.
Öncelikle, küçük bir not defterini defter olarak hazırlayın.
1. Birim olarak "hafta" ve birim olarak "gün" ile, her güne haftalık görevler atayın
2. Her görevin sonuna son tarihi yazın
3. Her göreve özel bir işaret koyun:
- ! : Günün en önemli, ikinci ve üçüncü en önemli şeylerini seçin ve görevin önüne renkleriyle ayırt edilebilecek 3, 2 ve 1 ünlem işareti çizin
- @: İlgili sorumlu kişiyi yazmak için her görevin sonunda "@" kullanın. Örneğin, etkinlik planını yazdıktan sonra görmek için lidere vermeniz ve görevden sonra bir "@ lider" eklemeniz gerekir.
- : Başkalarına teslim edilmesi gereken bazı işler için, görevden sonra " birisi" yazabilirsiniz
4. Görevi tamamladıktan sonra, görevin önündeki görevi işaretleyin veya işaretleyin
İkinci olarak, "Lao Wang ile Çarşamba günü bir toplantı yapacağız" gibi, sabit tarihlerle bazı görevler yazmak için bir takvim hazırlayın.
Son olarak, her sayfanın altına bir modül daha eklenebilir görev "KPT Daily" dir.
Yani iş akışı şu şekildedir:
1. Her gün, günde en fazla 5 görev atayın
2. Yeni görevleri istediğiniz zaman kaydedin
3. Bugün neyin önemli olduğunu anlamak için her sabah takvimi kontrol edin
4. Önce son teslim tarihi nedeniyle ertelenemeyen görevleri tamamlayın, ardından en önemli 3 görevi tamamlayın ve ardından kalan 2 görevi tamamlayın. Tamamlamazsanız işten ayrılmayacaksınız
5. İşten ayrılmadan önce haftalık raporu bugünün programına göre doldurun
6. Haftanın tamamının içeriğini haftada bir gözden geçirin ve özetleyin
Yapılacaklar listesi
Yukarıdaki kağıt ve kalemle kayıt yöntemini kullanırken birkaç ciddi sorun olduğunu biliyoruz:
Yukarıdaki üç problem yazılım + GTD toplama kutusu ile çözülebilir, yöntem yapılacaklar listesi olan yapılacaklar listesidir.
Yazılımdaki görevler herhangi bir zamanda değiştirilip ayarlanabildiğinden, yapılacaklar listesi yöntemi görevlerin sahneye göre atanmasını önerir. Bay A'nın iki nokta ve bir çizgi (ne? Ben!) İle sevimli bir kardeş olduğunu varsayarsak, "evde", "işte" ve "dışarıda" olmak üzere sadece üç senaryo vardır, o zaman bunu yapacağız.
Örneğin iOS hatırlatıcılarını ele alalım. Önce dört yeni liste oluşturun:
İkinci olarak, sahneleri atayın ve görev bilgilerini tamamlayın.
1. Gelen Kutusu listesine "Tam Etkinlik Planlaması" gibi görevleri hızla doldurun
2. Inbox'taki görevleri her sahneye atayın, örneğin a görevini "şirket içinde" ve görev b'yi aşağıda "dış" a taşıyın.
3. Görev metnini değiştirmek için bazı semboller ekleyin: içerik, yürütülebilir görevleri, ilgili sorumlu kişileri, görev özelliklerini içerir (iş içeriğini gözden geçirmek için kullanılan etiket kavramı)
- Önümüzdeki haftanın etkinlik planlamasını tamamlayın Lao Wang # Activity: Lao Wang'dan gelecek haftanın etkinlik planlamasını tamamlamasını istemek anlamına gelir
- TF ruj satın al @ # Aşk dolu: ruj aldıktan sonra kız arkadaşına vermek demektir
4. Zaman hatırlatıcısı veya konum hatırlatıcısı eklemek gibi diğer bilgileri tamamlayın
- "Etkinlik Planlama" ya zaman hatırlatıcısı ekleyin - sonraki Pazartesi saat 10'da, öncelik "!!"
- "Ruj Satın Al" için bir konum hatırlatıcısı ekleyin -Vientiane City, öncelik "!!!" olarak ayarlandı.
Son olarak, zamanı veya yeri sessizce beklediğinizde, telefon size ne yapmanız gerektiğini hatırlatmak için otomatik olarak bildirimleri gönderecektir.
Yani iş akışı şu şekildedir:
1. Tüm yeni görevleri Gelen Kutusu listesine ekleyin
2. Görevleri farklı senaryolara düzenli olarak atayın (her gece saat 8 gibi) ve eksiksiz görev bilgileri ekleyin
3. Farklı senaryolarda önceliğe göre yukarıdan aşağıya tek bir iş parçacığında görevleri tamamlayın
4. İş yerinde yeni bir görev göründüğünde
- Aynı gün bitirmenize gerek yok: Gelen Kutusu listesine bırakın
- Aynı gün tamamlanması gerekiyor: görev bilgilerini tamamlayın ve görevi doğru sahnede doğru yere yerleştirin
5. Belirli bir sahnedeki görevleri tamamladıktan sonra, yeterli zamanınız varsa, Gelen Kutusu listesinden yürütülebilir görevleri seçebilirsiniz 6. Günlük inceleme ve haftalık özet. Görev öznitelikleri şu anda kullanılır. Gözden geçirirken aramayı ve özeti kolaylaştırmak için görevlerinizi KPI'lara, yeteneklere veya iş içeriğine göre bölün
Kanban GTD
Yapılacaklar listesini kullanma sürecinde, görevin alt bölümlere ayrılamayacağı ve görev görüntülemenin uzun sürdüğü iki ciddi sorun olduğunu göreceğiz. İlki, proje görüşünden yoksun olmamıza neden olur (iş çıktımızı genel bir perspektiften inceleyemeyiz) ve ikincisi, düşünme maliyetimizi ve kullanım zamanımızı artırır.
Bundan sonra, Bay A, yukarıdaki iki sorunu çözebilecek ve aynı zamanda GTD ilkelerini uygulayabilecek bir dizi Kanban GTD sürecini tanıtacak, böylece iş çıktınız hakkında kapsamlı bir anlayışa sahip olacaksınız.
Öncelikle GTD'nin ne olduğunu ve GTD'nin süreci nasıl olduğunu anlayalım.
GTD, zamanı yönetmenin bir yolu olan "işleri halletmek" anlamına gelen Başlarken'in kısaltmasıdır. GTD'nin temel kavramı, ne yapılması gerektiğini kaydetme, ardından düzenlemeleri organize etme ve bunları birer birer yürütme ihtiyacı olarak özetlenir. GTD süreci şu şekildedir: toplama, sıralama, düzenleme, yürütme ve gözden geçirme.
İkinci olarak, Kanban GTD'yi tanıtıyoruz.Burada, spesifik çalışma yöntemini açıklamak için Notion'u örnek alıyoruz.
Tüm pano dört bloktan oluşur: "Pazartesiden Pazara", "Bugün", "Tamamlandı" ve "Gelen Kutusu".
1. Pazartesiden Pazara: Gelecek haftanın her günü için Pazar akşamı saat 8'de görevleri planlayın ve en fazla 3 şey düzenleyin. Çünkü o gün çalışırken beklenmedik görevler olmalı
2. Bugün: Şirkete geldikten sonra, izlenimi artırmak ve iş yerinde kontrol etmeyi kolaylaştırmak için günün görevi bu kanban'a gönderildi
3. Tamamlandı: Tamamlandıktan sonra görevi bu panele taşıyın
4. Gelen Kutusu: Yeni görevler ve atanmamış görevler yerleştirin
5. Öğelerin ayrıntılı açıklaması:
- Görev başlığı: Belirli bir yürütülebilir "eylemi" doldurun; bu bir projeyse, aşağıda birden çok alt eyleme bölünür ve görevin çalışma yönü veya kişisel yetenek geliştirme yönü, görevin arkasına eklenir, örneğin "görev" tamamlandı Faaliyet programı "
- İsteğe Bağlı Bitiş Tarihi: Mevcut duruma göre görev son tarihini ve hatırlatma saatini eklemeyi seçin. Örneğin, Pazartesi günü ve Cuma günü yapılması gereken bir görevin (başkalarıyla birlikte çalışılması gerekiyorsa), görevi "Pazartesi" ye sürükleyeceğim
- Kanban, son tarihi Cuma olarak ayarlayın ve bir gün önceden bir hatırlatıcı ayarlayın. Kendi bölümünüzü tamamladıktan sonra, başkalarına hatırlatmak için görevi arka panele sürükleyin.
- Etiketler: Önem ve aciliyet derecesine göre dört kategoriye ayrılır: "önemli ve acil", "uzun süredir enerjik", "acil" ve "son yapılan". Görev planlanırken görev senaryoları ve son düzenlemeler dikkate alındığından, acil durum ve önem derecesine göre bölünmüştür.Gerçek çalışmada, sadece görevi sırayla yerine getirmeniz gerekir.
- Önemli ve acil: Günün en önemli görevi, sadece bir tane var
- Uzun süre enerjik: Tamamlanması çok zaman alan bir görev
- Acil durum: Ani görev
- Son olarak tamamlandı: gecikebilecek görevler
- Takım: Departman veya Atananlar ekibi
- Vekil: görevden sorumlu kişi
- KPI: faaliyetler, metin yazarlığı gibi görev özellikleri
- Zaman Tüketen: Görevin Pomodoro tarafından kaydedilen tahmini süresi, 1 = 25 dakika
Görev tamamlandığında, Zaman Tüketmenin tahmini zaman alan süresinden sonra "gerçek zaman alıcı" ekleyin ve gözden geçirme sırasında kendini geliştirmeyi kolaylaştırmak için görevle ilgili ayrıntıları, zaman aşımı nedeni ve sorunlar gibi açıklamalara yazın ve ardından onu taşıyın. "Tamamlandı".
Son olarak, görevleri gözden geçirirken ve çalışma sonuçlarını sıralarken, yalnızca filtrelemeniz ve sınıflandırmanız gerekir.
Yani iş akışı şu şekildedir:
1. Her Pazar akşamı: Önümüzdeki haftanın ana planına göre, "Gelen Kutusu" ndaki iş içeriğini "Pazartesiden Pazara" atayın ve konunun önemi, sorumlu kişi ve tahmini zaman tüketimi gibi eksiksiz bilgileri ekleyin Bekle.
2. Her gün saat 10'da: Notion'u açın ve bugünün çalışmalarının içeriğini "Bugün" panosuna alın.
3. Her gün saat 10-18:
- Kesinlikle "bugün" kanbanının görev sırasına göre yürütün.
- Görevi tamamladıktan sonra, gerçek zaman alan görevi değiştirin, görevle ilgili ayrıntıları tamamlayın ve "tamamlanmış" kanban'a taşıyın.
- Ani bir görev varsa, önce bitiş tarihinin bugün olup olmadığına karar verin, değilse "Gelen Kutusu" na kaydedin, bugün ise "Bugün" panosunun görevini değiştirin.
- Günün görevini 18: 00'dan önce tamamlayın.
4. Her gece 22: 00'de:
- "Gelen Kutusu" ndan haftanın yönüne uyan görevi seçin ve "Pazartesiden Pazara" ya ekleyin.
- Bugünün sonuçlarını kaydetmek için günlük bir rapor yazın.
5. Her Pazar günü saat 20'den önce: Bu haftanın sonuçlarını özetlemek için çeşitli açılardan haftalık rapor yazabilirsiniz.
Bu şekilde, GTD yazarının sağladığı yöntemden küçük bir fark olsa da, GTDer'in görev bilgilerine bakarken, araçları "oynamaya" odaklanarak ve işi unuturken sık sık yaptığı bir hatayı azaltır.
Ek olarak, bilgi iyi bir şekilde, bir bakışta net bir şekilde, düşünmeden görüntülenir, böylece zaman alan arama görevi de büyük ölçüde azalır.
Sonuç
Bu makale burada bitmek üzere, Bay A'nın sağladığı yöntemi denemeyi veya kendi yönteminize devam etmeyi planlıyor olun, önemli bir ilkeyi hatırlamalısınız - zamanın yönetilemez, yönetebilecek tek kişi sizsiniz.
Ancak bu prensibi tanıyarak "zaman yönetimi" konusunda ısrar edebilirsiniz. Kendinizi yönetmek sadece görevleri yönetmeyi değil, aynı zamanda kalbinizi de yönetmeyi içerir.Planı olmayan bir kişiyseniz, planlama, serbestçe çalışmaktan daha etkilidir.
Şimdi bir kalem alın ve çalışmanızı yazın.
