50.000 kişi evde nasıl verimli ve işbirliği içinde çalışabilir? ByteDance bir rehber sağlar
ByteDance, salgının kuşattığı Bahar Şenliğini nasıl geçirdi? Piyasada halihazırda birçok olgun iletişim aracı var, neden ByteDance hala Feishu yapmak zorunda? 50.000'den fazla çalışanı olan bir şirket olarak ByteDance, iletişim ve işbirliği araçlarına nasıl bakıyor?
9 Şubat akşamı Bytedance'ın başkan yardımcısı ve Feishu'nun başkanı Xie Xin, yukarıdaki soruları Feishu'nun açık sınıfında canlı olarak yanıtladı. Xie Xin, Bytedance'ın iletişim araçlarına büyük önem verdiğini ve yatırım yaptığını, çünkü "bilginin oluşturulması, dağıtımı, dolaşımı ve tüketimi için iletişim şarttır" ve "hatta şirket için en önemli genel araç" olduğunu söyledi.
Aynı zamanda, küçük ve orta ölçekli işletmeler ve diğer kuruluşlar için yeni bir avantaj açıkladı: 1 Mayıs 2020'den önce, kayıt için başvuran küçük ve orta ölçekli işletmeler (100 kişiden az), mahalle toplulukları, kar amacı gütmeyen kuruluşlar, hastaneler, tıp okulları ve Hubei'deki tüm kuruluşlar Okullar, ticari sürüm için üç yıllık ücretsiz haklardan yararlanabilir. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin mevcut zorlu zorluklarla başa çıkmalarına yardımcı olmayı umuyoruz.
Aşağıdaki, Xie Xinfei'nin açık sınıfının tam metnidir.
Herkese merhaba, ben Xie Xin. Douyin'de yaşamak için Feishu ürün video erişimini ilk kez bu sefer kullanıyorum. Bugün sizlerle evde ByteDance tarafından çalışan 50.000 kişinin çalışmalarının arkasındaki hikayeyi paylaşacağım.
Evden çalışmak da verimli işbirliğine ihtiyaç duyar
Bytedance; Douyin, Toutiao, Watermelon Video, Feishu ve diğer ürünlerin ana şirketidir. Şirkete 5 yıldan fazla bir süredir katıldım. Size ilk önce söyleyeyim, 50.000 bayt bayt bu Bahar Şenliği sırasında nasıl geçti?
Bir yandan sosyal sorumlulukla ilgili pek çok şey yaptık ve herkesin bazılarını öğrendiğine inanıyorum mesela Douyin'de " ma" yı ücretsiz izlemek mümkün. Öte yandan şirket içinde birçok garanti çalışması da yaptık. Salgın izleme, ofis dezenfeksiyonu, koruma, acil müdahale mekanizması, psikolojik danışma vb. Örneğin, her çalışanın sağlık durumunu bildirmesine ihtiyacımız var, bu nedenle bir "sağlık raporu" uygulaması geliştirdik.
Ofise döndükten sonra herkesin güvenle işe gidebilmesini sağlamak için acilen bazı maskeler de aldık. Salgın çok ani geldiği için bazı çalışanlar eve gittiklerinde bilgisayarlarını getirmedi. Böylesine küçük bir şey artık çok büyüdü.İstatistiklere göre şirkette bu kez eve gittiklerinde bilgisayar getirmeyen binlerce küçük çalışan var, bu nedenle BT ekibimiz çalışanların iş istasyonlarından bilgisayar arıyor. Bir yandan envanterimizde yeni bilgisayarlar bulduk ve çalışanlarımıza evden çalışabilmeleri için binlerce bilgisayar gönderdik. Bazı çalışanlar yurtdışına başka ülkelere gitmiş, şu anda yurtdışı ofislerimiz aracılığıyla bilgisayarları arayıp yerel öğrencilere gönderiyoruz. Bunlar, uzaktan çalışırken herkesin temel ofis araçlarına sahip olmasını sağlamak içindir.
En temel araçları hazırladıktan sonra, gerçekten evden çalışmak istediğimizde verimli bir işbirliğine nasıl ulaşabiliriz? Bir bilgisayar kesinlikle yeterli değil, daha yapılacak çok şey var.
Herkesin ev ofis ortamı farklıdır. Çalışanlarımızdan bazıları ofis ortamlarının fotoğraflarını çekti ve bunun çok çeşitli ve çok ilginç olduğunu görebilirsiniz. Bazı insanlar kediler, kediler ve köpeklerle çalışır, bazıları dışarıda çalışır ve bazıları işe gitmek için dolabı evde taşır.
Evden çalışmak zor bir şey, ancak yine de iş verimliliğinin büyük ölçüde etkilenmemesini sağlamalıyız. Çok küçük bir örnek vermek gerekirse: salgın sırasında 50.000 çalışanın sağlık durumu verimli bir şekilde nasıl hesaplanır? Gereksinimlere göre her bir çalışanımız sağlık durumunu, vücut ısısını ve yerini her gün rapor edecek, böylece şirket çalışanın ofiste olup olmadığını, 14 gündür evde olup olmadığını ve diğer bilgileri sayabilecektir.
İlk başta herkesten bildirmek için inisiyatif almalarını istedik, ancak iki sorun bulduk: birincisi, raporlama oranı yeterince yüksek değildi ve ikincisi, veriler çok büyük ve dağınık olduğu için onu kullanmak imkansızdı. Bu nedenle yeni yılın ilk gününde çalışanların vücut ısısı, şehir, konum gibi bilgileri doldurmalarına yardımcı olmak için bir "sağlık raporu" uygulaması geliştirmeye karar verdik. Ancak zaman çok dar, iki gün içinde internete girmemiz ve bu ürünü Feishu kullanan harici şirketlere sunmamız gerekiyor. Peki bunu nasıl yaptık?
Bu "sağlık raporu" uygulaması Feishu için geliştirilmiş ve geliştirme sürecinde Feishu'nun çeşitli fonksiyonları kullanılmıştır. Düzinelerce insan kullandık ve düzinelerce şehir uzaktan bağlantılıydı, hepsi farklı fiziksel konumlarda, çevrimiçi birlikte çalışıyorlardı. Örneğin, belgelerle görevleri parçalara ayırıyoruz ve zamanlamayı kullanarak herkesin zamanlamanın ilerlemesini görmesine izin veriyoruz. Aynı zamanda, herkesin test işlevi hakkında geri bildirim alabileceği çeşitli geri bildirim gruplarımız da var. Sonunda yeni yılın üçüncü gününde böyle bir ürünü zamanında lanse ettik ve lansman sonrasında tüm şirketin doluluk oranı sadece birkaç kişiydi ve% 100'e yaklaştı.
Son "sağlık raporu" uygulamasında her gün herkese sağlık bilgilerini doldurmasını hatırlatan bir robot bulunuyor.Sağlık bilgilerini zamanında doldurmazlarsa tekrar tekrar hatırlatacaklar, doldurmazlarsa acil hatırlatma yapacaklar. Ekibin lideri, ekibinin çalışanları tarafından doldurulan bilgileri de görebilir ve astlarına bir an önce doldurmalarını hatırlatabilir. Bu ürün geliştirildi, birçok işbirliğinden sonra iki gün onlarca kişi böyle bir işi tamamladı, aslında çok verimli.
ByteDance neden Feishu yapıyor?
Bu hızlı yanıtın arkasında Bytedance'ın araçları ve uygulamaları bulunmaktadır.
Öncelikle bytedance, aletlere büyük önem veren ve büyük yatırımı olan bir şirkettir. İnsanlar telekomünikasyona dikkat etmeye başlamış değil, başından beri buna dikkat etmişlerdi. Çünkü işte herkes her gün çok sayıda araç kullanıyor ve her bir araç, örneğin% 5 oranında iyileştirilirse, tüm şirket üzerindeki etkisi çok büyük olacaktır.
ByteDance birçok iletişim aracının yerini almıştır. Çünkü iletişimin bilginin oluşturulması, dağıtımı, dolaşımı ve tüketimi için hayati önem taşıdığına ve hatta şirket için en önemli evrensel araç olduğuna inanıyoruz. ByteDance'in 2012 yılında kurulmasından bu yana, en gelişmiş, en kullanışlı ve bizim için en uygun olduğunu düşündüğümüz araçları kullanmak için her an çok çalıştık.
Yani başlangıçta Skype, ardından WeChat Kurumsal Hesap kullandık.Slack göründükten sonra çok iyi olduğunu düşündük ve Slack kullandık.Sonra DingTalk çok iyi gelişti ve DingTalk kullanmaya başladı. Daha sonra, şirket geliştikçe, bu araçlardan hiçbirinin işbirliği verimliliği gereksinimlerimizi tam olarak karşılayamadığını veya tam olarak karşılayamadığını gördük, bu nedenle bağımsız olarak "Uçan Kitap" aracını geliştirdik.
Feishu bir iletişim aracı olarak başladı ve yavaş yavaş çok eksiksiz bir ofis paketine dönüştü.Şimdi tüm şirkette 50.000'den fazla kişi var ve ana çalışma her gün Feishu'da yapılıyor.
İletişim araçlarına ek olarak, yaratıcı araçlarımız da değişikliklere uğradı. Birçok kişi Word'ü kullandı ve şirketimiz de en erken zamanda kullandı, ancak kısa süre sonra Word ve Excel gibi yerel araçların işbirliği için çok sakıncalı olduğunu keşfettik. Bu yüzden ana akım, çevrimiçi işbirliğine dayalı belgelere geçtik.Avantajı, birkaç kişinin birlikte belge yazabilmesi ve herkesin iş verimliliğinin artmasıdır.
Bununla birlikte, ana akım işbirlikçi belgeler pek çok durumda yeterince iyi değildir ve fikri temelde 10 yıldan daha uzun bir süre öncesinden günümüze kadar, büyük bir evrim olmadan geliştirilmiştir. Bu yüzden daha sonra kendi Feishu belgemizi yaptık. Aynı zamanda kullanışlı ve birçok yeni işlevi olan, kullanışlı ve verimli olan ve cep telefonlarını çok iyi destekleyen ortak bir belgedir. Fonksiyonel uygulamalar açısından, Feishu'da sohbetten siparişe, resmi onaya ve hatta ikinci el işlemlere kadar birçok uygulama geliştirdik.
Bize genellikle daha sık kullandığımız bazı işlevleri verin. Çok fazla kişinin mesajın kesilmesi anlamına gelen "alındı" şeklinde yanıt vermesini önlemek için emoji ile hızlı bir yanıt verdik. Grup duyurularımız, şirketin günlük operasyonları için oldukça yararlı olan çok gelişmiş formatları desteklemektedir. Dokümanda herkesin ortaklaşa yazmasına ek olarak dokümanda belirli bir sınıf arkadaşından bahsedilebilir ve söz konusu sınıf arkadaşlarına bildirimde bulunulabilir. Birçok belgeyi, kolay kullanım için dizin ve klasörler halinde de düzenleyebiliriz. Yorum yapabiliriz, diğer öğrencilerden de bahsedilebilir ve herkes tartışmaya katılabilir.
Ayrıca bir "takvim" ürünü geliştirdik. Fonksiyonu nispeten güçlüdür, bu zaman diliminde başkalarının boş zamanlarını ve kullanılabilecek toplantı salonlarını kolayca bulabilirsiniz. Belirli bir takvim için hızlı bir şekilde grup sohbeti oluşturabiliriz, herkes bir gruba girer. Tabii ki, bu noktada çok ihtiyaç duyulan bir işlev olan sesli ve görüntülü konferansları da içerir.
Bu işlevlere ek olarak, ani ulusal "evden çalışma" talebi nedeniyle bu kez "çevrimiçi ofis" gibi bazı yeni işlevler de yaptık. Bu özellik ne anlama geliyor? Evden çalıştığımızda, iletişim kurmaya uygun olmadığımız için video konferanslar yapacağız, ancak tüm gün kamerayı açmalı mıyız? Bu çok verimsiz. Daha da önemlisi, herkes evde "birlikte çalıştığını" hissediyor ve evde olmak istemiyorlarsa "birlikte bir günlük bir toplantı yapmak" oluyor. Normal zamanlarda yeterince toplantı var ve artık çok fazla toplantı yapmak istemiyorum, bu yüzden "çevrimiçi ofis" işlevini uyguladık.
Aynı ekipte, aynı grupta, çevrimiçi ofis işlevini açtıktan sonra, tüm öğrenciler sesli olarak iletişim kurar ve sohbet eder. Bu, ne zaman toplantı yapacağımızı tartışıp sonra sesi açacağımız anlamına gelmez. Ses gün boyunca açılabilir, ancak varsayılan olarak sessize alınır Çoğu zaman kimse konuşmaz, ancak bir şeyiniz olduğunda doğrudan "Kim ve öylesine, şimdi sizin için uygun mu, bir şeyi tartışalım" diyebilirsiniz.
Bu aslında doğal ve rahat bir ofis ortamının simülasyonudur. Bu özellik henüz bu hafta kullanıma sunuldu, ancak ister kendi şirketimizin kullanıcıları olsun ister dış kullanıcılar olsun, herkes kullanımın stresli olmadığı ve kişisel mahremiyet içermediği için "ev ofis" ortamında çok faydalı olduğunu bildirdi. Hafif ve rahat.
"Online ofis" den bahsettikten sonra, "zihin notlarından" bahsetmek istiyorum. Bazen beyin fırtınası gibi bazı konuları birlikte tartışırız. Şu anda herkes bilgisayarı açabilir, birlikte düşünce notları veya beyin haritaları çizebilir, çevrimiçi ofiste tartışabilir ve birbirleri hakkında yorum yapabilir. Bu aynı zamanda çok pratik bir işlevdir, çünkü uzaktan çalışırken, bir video konferans açabilirsiniz ve aynı anda bir zihin haritası çizmenin bir yolu yoktur. Ama bunu bu şekilde yaptığımızda sorunu çözdük.
PPT gerektirmeyen toplantılar
Toplantı modumuza odaklanın. Tüm şirketimizin toplantılarının çoğu artık "Uçan Kitap Okuma Toplantısı" nın kısaltması olan "Uçan Okuma Toplantısı" modelini kullanıyor. Bu ne anlama geliyor? Çoğu zaman toplantının verimliliğinin çok düşük olduğunu ve bunun zaman kaybı olduğunu düşünüyoruz. Geleneksel buluşma yolu, bir kişinin PPT'ye gitmesi ve herkesin dinlemesi şeklindedir. Bazı insanlar çok iyi anlar, bazıları anlamaz, bazıları yavaş hisseder ve bazıları hızlı ve verimli hisseder. Çok düşük.
Uzun bir süre el yordamıyla uğraştıktan sonra, bir dizi yöntem bulduk: önce herkesin boş zamanını bulmak için takvimi kullanın ve toplantı bittiğinde, uzaksa, katılmak için video konferansı başlatın. Toplantıdan önce, bu toplantıda tartışılacak konuları çok eksiksiz ve net bir belgede yazan ve ardından belgeyi takvim aracılığıyla otomatik olarak oluşturulan toplantı grubuna gönderen biri olmalıdır. Toplantının ilk 15 ila 20 dakikasında, ister bilgisayarda ister cep telefonunda olsun, herkes bu belgeyi uzaktan veya birlikte sessizce okur.
Şirkete katılan bazı yeni sınıf arkadaşlarının toplantıya ilk katıldıklarında çok utandıklarını özellikle ilginç olduğunu hatırlıyorum, konferans odasına gittiğimi ve on dakikadan fazla konuşacak kimse olmadığını söyledi. Aslında sessizce okuyoruz, tıpkı bir öğrencinin bir makaleyi sessizce okuması gibi, ilk 15-20 dakika içinde kimse konuşmamış demektir.Hepsi bu belgeyi okuyor, bir problem olduğunda içerideki yorum fonksiyonunu kullan ve yanına bir soru yaz.
Daha sonra, belgenin yazarı bir yorum hatırlatması alacak ve bu soruyu gördüğünde soruyu kelimelerle cevaplayacaktır. Bu toplantının sahibi bu soruyu cevaplayamazsa, @ Diğerleri hakkında yorum yapacaktır. Bu kişi toplantıya hiç katılmayabilir ancak bunu iyi anlar, bu bildirimi cep telefonuna alır ve bu belgede sorulara cevap verir.
Bir saatlik bir görüşme ise ilk 20 dakika böyle bir süreçtir. Varsayılan bittikten sonra toplantıyı düzenleyen kişi "Toplantının ikinci aşamasına geçelim" dedi ve soruları tek tek söyleyerek ve hepsini gözden geçirerek sesli olarak cevaplamaya başladı. Tüm soruları bitirdikten sonra bakalım başka sorunuz var mı? Bu süreçte herkesin bazı etkileşimleri ve tartışmaları olabilir. Bir soru tek tek yanıtlanır.Tüm sorular yanıtlandıktan sonra toplantı sona erer. Bu, "uçan gözden geçirme toplantısının" tam sürecidir.
Bu konferans modu ile geleneksel PPT konferans modu arasındaki fark nedir?
Birincisi, çok odaklıdır. Ayrılacak hiçbir şey yok ve herkes konunun dışına çıkmayacak, çünkü tüm süreç belge ve soru sorma yolu etrafında tamamlanıyor.
İkincisi, bu toplantının tüm süreci belgeler ve yorumlar aracılığıyla açıkça kaydedildi. Toplantıya katılmayan bazı kişiler bile toplantının sürecini tam olarak anlayabilir ve çok çabuk bitirebilir. Aksine, toplantıdan bir saat sonra toplantı videosunu çok az kişi izleyecek.
Bu nedenle şirketimizin bakış açısından, bu modele adapte olduktan sonra gerçekten geri dönemeyeceğimi hissediyorum Ara sıra diğer toplantılara katılıyor ve sadece PPT hakkında konuşuyoruz Bu verimliliğin tamamen dayanılmaz olduğunu ve gerçekten geri dönemeyeceğini düşünüyoruz. Bu model uzun bir yinelemeden sonra oluşturuldu, aslında uygulanması oldukça zor ama genel etkisi çok iyi.
Araçların duygu ve insanlığı
Biraz uzatarak, bu zamanın evden çalışmanın dışında, aslında uzaktan ekip çalışması modeline alıştık. Örneğin, ekip hedef yönetimi için uzun süredir OKR'yi kullandık OKR, sonuç odaklı ve hedef odaklı bir çalışma şeklidir. Mevcut "evden çalışma" durumunda, her çalışanın iş süreci bilinemez ve özellikle OKR'den yararlanabilir. Ayrıca çok kullanışlı bir OKR aracı geliştirdik.
Herkesle paylaşmak istediğim bir his var, umarım yardımcı olur. Son zamanlarda internette de birçok makale gördük ve birçok şirket evden çalışma uygulamalarını ve deneyimlerini paylaşıyor. Kısa vadede evden çalışmak ile uzun vadede evden çalışmak arasında bir fark olduğunu hissediyoruz. Evde kısa süreli çalışma için, aslında savaş gibi bir proje kurabilirsiniz.Herkes bir savaş gibi çalışır.Projeler kurun, savaşlar başlatın, hedefleri netleştirin ve birlikte hücum edin.Bu süreçte ne yapılması gerektiğini söylememiş olmanız çok muhtemeldir. Her gün ne yapmalıyım ama tüm ekip üyeleri hedeflerimizi bir savaş gibi gerçekleştirdiğimizi düşünüyor.Bu, evden kısa süreli çalışma için çok yararlıdır.
Son olarak, bir başka önemli nokta olduğunu düşünüyorum. Aletler üzerinde çalışmama rağmen, çözmesi oldukça zor olan bir şey duygudur: Aracın kendisi zengin duyguları doğrudan ifade etmek zordur, bu yüzden birçok insani şey yapmam gerekiyor. Örneğin, şirketimiz başlangıçta yıldönümlerine başlayan öğrenciler için bir kutlama etkinliği düzenledi, ancak evde etkinlik düzenlemenin bir yolu olmadığından, birçok ekip hala herkesi çevrimiçi videolar aracılığıyla organize ediyor. Bazı takımlar akşamları çevrimiçi oyunlar oynamak, hatta K şarkı söylemek vb. Bence bu, bir takımın duygularını geliştirmesine gerçekten yardımcı oluyor.
Bu salgın ülkeye ağır bir darbe indirdi, ancak salgının kesinlikle aşılacağına ve sonunda geçeceğine inanıyoruz. Aynı zamanda, keşfettiğimiz ve tanıdığımız çalışma yöntemlerinin diğer öğrenciler ve diğer şirketler için faydalı olacağını umuyorum.
Burada toplumun işleyişini sürdüren ve çalışanların sağlığını koruyan tüm kurum ve kuruluşlara da saygılarını sunar, kendilerine şükranlarımızı sunarız. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin karşılaştığı kalkınma güçlükleri hala oldukça büyük olduğu için bugün çok ciddi bir tartışmanın ardından KOBİ'lere ek bir fayda sağlamaya karar verdik, ortak işlevlerimize ek olarak onlara Feishu'nun üçüncü baskısını sunacağız. Topluma katkı sağlamak umuduyla yıllarca ücretsiz kullanım hakkı. Bu toplumun daha iyi gelişmesine yardımcı olmak için herkes kendi çabasını gösterir.
