Kendine adanmış bir dizi verimlilik sistemi nasıl kurulur?
Resim kaynağı: Pexels.com
Her gün sadece 24 saat var, ne fazla ne eksik. Yeryüzünde yaşayan tüm insanlar için herkesin sahip olduğu aynı kaynak zaman olabilir. Bu nedenle, verimli zaman yönetimi becerisi çok azdır.
Kendi verimliliğinizi ve çalışmanızı nasıl planlayacağınızı biliyorsanız, size bir avantaj sağlayacak ve sizi bir zaman yönetimi uzmanı yapacaktır. Ancak herkesin bu avantajı yoktur.
Zamanınızı verimli bir şekilde yönetmek hiç de kolay değil. Bazı insanlar çeşitli görevlerini yönetmek için belirli bir sistemi kullanabilirken, bazıları nereden başlayacaklarını bile bilmeyebilir.
Bu makalede, zamanımı verimli bir şekilde yönetmek için kendi verimlilik sistemimi nasıl oluşturacağımı ve inşa edeceğimi tartışacağım.
Bunu başarmak için yalnızca aşağıdaki beş adımı izlemeniz gerekir:
1. Önce silin, sonra optimize edin 2. Verimlilik sisteminizi oluşturun 3. Verimlilik ipuçları ekleyin 4. Çözülecek gerçek sorunu bulun 5. Verimli bir şekilde yetkilendirin
Resim kaynağı: VinciWorks
1. Önce silin, ardından optimize edin
Kendi fotoğraf ve video kayıtlarımın kapasitesi 300G'yi aştı.
Akıllı telefon uygulaması tanıtıldığı için hayatın güzel anlarını kaydetmek için telefonlarımızla her zaman ve her yerde fotoğraf çekebiliyoruz.
Son birkaç yılda yüzlerce fotoğraf ve video çektim. Kısa bir süre önce, tüm görüntüleri ve video dosyalarını Dropbox bulut diskine aktardım ve ayrıca her ihtimale karşı hepsini bir mobil sabit sürücüye yedekledim.
Fotoğraf düzenleme sürecinde aslında zor bir sorun var.
Çoğu kez, aynı sahne için birkaç aynı veya benzer fotoğraf çekmiş olabilirim. Bu yüzden, en tatmin edici fotoğrafları seçmek için zaman harcadım ve ardından diğer fotoğrafları sildim. Ardından ayrı olarak yeni bir klasör oluşturun, organize edilmiş fotoğrafları içine koyun ve tüm klasörleri yıllara göre sıralayın.
Normalde, yukarıdaki sıralama adımlarını doğrudan Dropbox bulutunda yaparım. Bu, bilgisayarımdaki ve mobil sabit diskteki fotoğrafların hala "aynı" olduğu ve aynı anda güncellenmediği anlamına gelir. Ancak telefonumdan her yeni fotoğraf aktardığımda, onları doğrudan bilgisayar sistem diskine aktarıyorum.
Kısa bir süre önce Japonya ve Amerika Birleşik Devletleri'ne gittim. Eve döndükten sonra, kameradaki tüm fotoğrafları dışa aktarmak ve düzenlemek istiyorum.
Ancak soru hemen ortaya çıkıyor: fotoğraflar nereye aktarılmalı?
Dropbox klasöründeki fotoğraflar düzenlenmiştir, bu nedenle tüm fotoğraflar Dropbox'ta değildir. Önceki tüm fotoğraflar bilgisayarın sabit sürücüsünde olmalıdır. Mobil sabit diske gelince, fotoğrafların hangi sürümünün mevcut olduğundan emin değilim.
Bu yüzden tüm fotoğrafları aynı anda senkronize etmek ve sıralamak için harekete geçmem gerektiğine karar verdim.
Organize etmenin ilk adımı olarak önce fotoğrafları silmeyi seçtim. Aslında, 300G fotoğraf ve videolarının çoğu tekrarlı veya çekim efekti iyi değil. Bu nedenle, gerçek faydalı fotoğraflar yalnızca 100G olabilir. Ardından, ondan bazı önemsiz fotoğrafları silin, sadece yaklaşık 40G ila 60G fotoğraflar elde etmek mümkün olmalıdır.
Resim kaynağı: Pexels.com
Bu yüzden klasördeki tüm fotoğrafları cesurca aynı klasöre aktardım ve tüm çift dosyaları silmek için hazırlanmaya başladım. Bu süreçte, yazılımın ilgili dosyaları benim için otomatik olarak silmesine izin veren bir yazılım da kullandım.
Ek olarak, bu eylemi hızlı bir şekilde tamamlamak için verimli bir zaman yönetimi yasası olan yirmi sekiz yasasını da kullandım: Fotoğrafların ve videoların% 20'si depolama alanının% 80'ini kaplıyor mu?
Bu cevap çok açık. Tekrar tekrar çekilen video kliplerin çoğu, depolama alanının çoğunu oluşturuyordu, bu nedenle beş dakikadan kısa bir süre sonra, tüm dosyalar yalnızca 200G idi.
Ardından saklamak istediğim fotoğrafları manuel olarak seçmem gerekiyor. Silinen fotoğraflar değil, seçilen fotoğrafların burada kaldığını unutmayın.
Bunu yapmamın nedeni, bunu Japon bir organizatör olan Marie Kondo'nun yazdığı "The Life-Changing Magic of Tidying Up" (The Life-Changing Magic of Tidying Up) kitabında okumamdır. Bir cümle:
Önemli olan neyin atılacağı değil, neyin saklanacağıdır.Sadece sevdiğin şeyi sakladığında, her fotoğrafa aşık olacaksın.
Şimdi, her gün on dakika harcıyorum, bu klasöre göz atıyorum ve saklamak istediğim dosyaları seçiyorum. Bu görevin birkaç hafta içinde tamamlanması gerektiğini düşünüyorum. Bu, bazı verimlilik sistemleriyle birlikte ikinci adımı içerir.
Bunu yapmanın faydaları nelerdir? Elinizdeki her şeyi optimize etmeye ve bitirmeye başlamak aslında klasik bir acemi hatasıdır.
Günlük işlerinizi optimize etmek istiyorsanız, tüm görevleri bir kağıda yazmalısınız. Sonra düşünmek için birkaç dakikanızı ayırın. Her görev için kendinize şu soruyu sorun: Bu görev hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilir mi?
Hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olamayacak tüm görevleri silin. Önce silin, sonra optimize edin.
Resim kaynağı: Pexels.com
2. Verimlilik sisteminizi oluşturun
Önemsiz şeyleri sildiğinizde, yalnızca hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilecek görevler kalır. Ardından, görevleri önemlerine göre sıralamak ve ona göre tamamlamak için kendi verimlilik sisteminizi kurmalısınız.
Ancak dikkat edilmesi gereken ilk şey, dünyada mükemmel bir verimlilik sistemi olmadığıdır. Kendi ihtiyaçlarınıza ve çalışma alışkanlıklarınıza göre kendi verimlilik sisteminizi kurmalısınız.
Mevcut çeşitli verimlilik sistemlerinden faydalanabilir ve ardından çapağı kaldırabilir ve kendi verimlilik sistemlerinizi özelleştirmek için özü alabilirsiniz.
Bu sistemin "beyni" oluşturulduktan sonra, yani bu sistemin ana çerçevesi oluşturulduktan sonra bir adım daha ileri gidebilir ve bu sistemi oluşturan çeşitli parçaları yerel koşullara göre verimlilik know-how'ı ile optimize edebilirsiniz.
Kendi verimlilik sisteminizi oluşturmanıza yardımcı olmak için referansınız için yaygın olarak kullanılan 7 verimlilik sistemini burada bulabilirsiniz:
- Yapılacaklar Listesi: Bu, en basit verimlilik sistemidir ve aynı zamanda diğer birçok verimlilik çerçevesinin temelini oluşturur. Arıza açısından, "yapılacaklar listesi" veya ünlü "Ivy Lee Mothod" (her gece yatmadan önce yarının görevlerini önem sırasına göre yazmak anlamına gelen Ivy Lee Mothod) dahil olmak üzere birçok türe ayrılabilir. En fazla altı görevde, ilk görev tamamlanmaz, ikinci görevi kesinlikle yapmayın).
- 7 Alışkanlıklar: Bu verimlilik sistemi, Steven Covey'in "Yüksek Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı: Kişisel Değişimde Güçlü Dersler" adlı kitabına dayanmaktadır. İşimizi ve yaşam tarzımızı nasıl değiştireceğimizi düşünün. Ayrıca bu makale aracılığıyla bu üretkenlik sistemi hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
- Get Things Done (GTD): Bu verimlilik sistemi, David Allen tarafından yazılan Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity kitabına dayanmaktadır (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity) Gel. Bu verimlilik sisteminin nasıl çalıştığını anlamak istiyorsanız, bu makaleye başvurabilirsiniz.
- Zen to Done (ZTD): Bu verimlilik sistemi, verimlilik uzmanı Leo Babauta'nın "Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity" (Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity) kitabına dayanmaktadır. Sistem) kitaptan gelir. ZTD, GTD'ye göre oluşturulur, ancak verimlilik sisteminin kendisine değil, davranış alışkanlıklarına odaklanır.
- Kanban: "Kanban" Japonca kelime dağarcığından gelir. Çevik proje geliştirme çerçevesi ile popüler hale getirilmiş, özellikle ekip çalışmasına uygun bir dizi görsel verimlilik sistemidir. Bu verimlilik sisteminin nasıl çalıştığını anlamak istiyorsanız, bu makaleye başvurabilirsiniz.
- Zinciri Kırmayın (Zinciri Kırmayın): Bu yöntem, ünlü Amerikalı tek kişilik talk-show komedyeni Jerry Seinfeld tarafından önerildi ve çok basit verimlilik sistemlerinden biridir. Verimliliğin nasıl hesaplanacağına dair önceki makalemde, bu yöntem özellikle açıklanmıştı.
- Pomodoro Tekniği: Bu verimlilik sistemi, Francesco Cirillo'nun "Pomodoro Tekniği: Alkışlanan Zaman Yönetimi Metodu" ndan (Pomodoro Tekniği: Alkışlanan Zaman) türetilmiştir. Çalışma Şeklimizi Değiştiren Yönetim Sistemi). Bu sistemin çalışma prensibi, Pomodoro'yu 25 dakikaya ayarlamak, yarı yolda çalışmaya odaklanmak ve Pomodoro saati çalıncaya kadar ilgisiz başka şeylere izin vermemek. Bu verimlilik sisteminin nasıl çalıştığını anlamak istiyorsanız, bu makaleye başvurabilirsiniz.
Yukarıdaki 7 verimlilik sistemini, özellikle de çalışma prensiplerini anlamak için bir dakikanızı ayırın. O halde asıl göreviniz özü alıp kendi sisteminizi oluşturmaktır. Özün ne olduğuna gelince, bu soru kişiden kişiye değişir ve kendiniz karar vermelisiniz.
Ancak yine de verimli bir sistemin aşağıdaki 6 ana özelliğine başvurabilirsiniz:
- Basit ve öğrenmesi kolay: Bu sistemi bir saattir incelediyseniz ve henüz kullanmadıysanız, uygun değildir.
- Kurulumu kolay: Kendi sisteminizi kurmak saatler değil, yalnızca birkaç dakika sürer.
- Çok fazla bakıma gerek yok: Bu sistem verimli çalışmanıza yardımcı olabilir ve bu sistemi kullanmak sizin için çok az zaman alacaktır.
- Çalışma tarzınıza uyum sağlayın: İyi bir verimlilik sistemi, bu sistemle işbirliği yapmanıza izin vermek yerine çalışma alışkanlıklarınızı ve yöntemlerinizi destekleyebilir.
- Güçlü uyarlanabilirlik: Farklı kullanıcıların farklı çalışma yöntemlerine göre de uygun şekilde ayarlanabilmelidir. Örneğin, kendi ihtiyaçlarınıza ve hobilerinize göre farklı verimlilik ipuçları ekleyebilirsiniz.
- Kolay işbirliği: Bu sistem, aynı anda birden çok kişiyle hatta binlerce kişiyle uyumlu olmalıdır.
Resim kaynağı: Pexels.com
Üç, verimlilik bilgisine katılın
Kendi verimlilik sisteminizi kurduktan sonra, daha derin şeyler düşünmeye başlayabilir ve sisteme bazı verimlilik ipuçları ve kuralları ekleyebilirsiniz.
Bu verimlilik sistemini bir bilgisayar veya cep telefonu sistemi olarak düşünebilir ve verimlilik know-how'ı bilgisayar sistemindeki yazılım veya cep telefonu sistemindeki Uygulama uygulaması olarak anlaşılabilir.
Verimlilik hilesi, iş deneyiminizi daha kolay hale getirmek için işletim sisteminizi tam olarak kullanmalıdır.
Aşağıdaki dokuz verimlilik ipucu benim favorim ve size ilham vermeyi umuyorum. Alışkanlıklarınıza ve ihtiyaçlarınıza göre size uygun verimlilik ipuçlarını da bulabilirsiniz.
- İki dakika kuralı: Bir şeyi iki dakikada başarabilirseniz, hemen kendiniz yapın. Başkalarının yapmasına izin vermeyin ve bu görevi yapılacaklar listesine yazmayın, çünkü bunları yapmak için iki dakikadan fazla zaman harcayabilirsiniz. Ancak, bir şey iki dakika içinde yapılamazsa, yapmaya başlamalısınız. Bunu yapılacaklar listeniz olarak belirleyebilir (ve birkaç alt göreve bölebilirsiniz) ve ardından bu alt görevleri, iki dakika içinde tamamlanabilecek bir dizi şeyi yapmaktan aldığınız motivasyonla tamamlayabilirsiniz.
- Pomodoro Tekniği: Bu teknik aynı zamanda bir verimlilik hilesi olarak da kullanılabilir, ancak yalnızca günün belirli bir saatinde kullanılırsa. Bu numarayı her sabah kendim kullanıyorum.Önce yazmak için iki kısa dönem Pomodoro'yu harcamalı ve sonra başka şeyler yapmalıyım. Doğru ve makul bir şekilde kullanılırsa, bu çok verimli bir zaman yönetimi hilesi olacaktır.
- Uçak modu: Belirli bir göreve odaklanırken, telefonun uçak modunu açın. Ek olarak, kendiniz için bazı otomasyon kuralları da belirleyebilirsiniz. Örneğin, telefonun uçak modu her gün 09:00 - 11:00 saatleri arasında otomatik olarak açılır.
- Tüm anlık bildirimleri kapatın: Cep telefonları, tabletler ve bilgisayarlardaki tüm anlık bildirimleri kapatın.
- Yirmi sekiz yasa: Önceki makaledeki fotoğrafları düzenleme görevi ağır ve bu numarayı kullandım. Her zaman% 80 sonuç getirebilecek% 20'ye dikkat etmek önemlidir.
- Temptation Bundling: İlgilenmeyen bir görevle karşılaşırsanız, onu sevdiğiniz görevle birleştirmeyi deneyebilirsiniz. Örneğin, bir müşteriye açıklama e-postası gönderdiğinizde, oynatıcıyı açabilir ve en sevdiğiniz müziği dinleyebilirsiniz.
- Gruplama: Adından da anlaşılacağı gibi, toplu iş, aynı türdeki görevleri toplu olarak işlemektir, böylece iş akışınızı kesintiye uğratmadan görevlerin aynı zihniyetle verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlayabilirsiniz, örneğin e-posta gönderme veya farklı kişileri çağırma Veya ilgili dijital formlarla vb. İlgilenin.
- Parkinson Yasası: Kişinin boş zamanını aktif olarak "azaltın", böylece kendini bir görevi daha hızlı tamamlamaya zorlar.
- Çalışmanızı hafta sonu planlamayı seçin: Her hafta Pazar günleri çalışmanızı gelecek hafta için planlayın, sonraki şeyleri bir e-postayla yazabilir ve bu e-postayı kendinize gönderebilirsiniz. Böylece her gün ilgili görevleri yerine getirmenizi hatırlatabilir.
Resim kaynağı: Pexels.com
Dördüncüsü, çözülecek gerçek sorunu bulun
Bir sonraki adım, gerçek verimli zaman yönetimini, yani gerçekten çözmek istediğiniz sorunu bulmayı içerir.
Hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olamayan görevleri silseniz bile, yine de tamamlamanız gereken birçok görev vardır. Ancak bu görevlerin ağırlıkları aynı değil.
Hem önemli hem de acil görevleri bulmak için görevin önemine ve aciliyetine göre değerlendirmelisiniz. Bu görevler benim "çözülmesi gereken gerçek görevler" dediğim şeylerdir.
Çözülecek gerçek görevi bulmak için, aşağıdaki şekilde dört çeyrekteki tüm görevleri listelemek için Eisenhower matrisini kullanabilirsiniz.
Eisenhower matrisinin avantajı, makro verimlilik şemalarına uygulanabilmesidir. Örneğin, bu hafta ne yapmalıyım? Elbette günlük küçük işler için de uygundur. Örneğin bugün ne yapmalıyım?
Acil ve önemli görevler proaktif olarak ele alınmalıdır ve aynı zamanda uzun vadeli iddialı görevleri başarmanıza da yardımcı olabilir. gibi:
- Sorumlu olduğunuz proje hakkında patronunuzdan gelen e-postalar
- Satış siparişi almak için büyük bir müşteriyi arayın
- Bir makale yazın ve internette yayınlayın
Aynı zamanda, acil ama önemsiz şeyler de hedeflerinizin gerçekleştirilmesinde etkili olacaktır, ancak bunlar temelde tüm sürecin küçük bir parçasıdır.
Her sabah (hatta bir önceki gece), hedeflerinize ulaşmak için hangi görevlerin sizin için önemli olduğunu ve hangi görevlerin daha az etkiye sahip olduğunu fark ettirmek için Eisenhower matrisini kullanabilirsiniz, böylece ertesi güne odaklanabilirsiniz.
Resim kaynağı: Pexels.com
5. Verimli bir şekilde yetkilendirin
Bu adım, kendi verimlilik sisteminizi kurmanın en zor adımıdır, yani verimli bir şekilde yetkilendirme.
Yetki uygun değilse, özellikle hayal kırıklığına uğrayabilirsiniz, sadece işin kalitesi yüksek değildir, aynı zamanda ilgili görevler zamanında tamamlanamayabilir. Geçmiş deneyimimde, sizin için faydalı olacağını umduğum aşağıdaki 5 verimli yetkilendirme yöntemini özetledim:
- Doğru kişiye yetki verin: Yetkili kişinin gerekli beceri ve yeteneklere sahip olduğundan emin olun.
- Açık rehberlik sağlayın: yetkili görevler için talimatları olabildiğince ayrıntılı olarak adım adım yazın. Veri girişi gibi bazı görevler için, ekranı referans olarak yetkili nesnelere göstermek ve kaydetmek için genellikle Recordit yazılımını kullanıyorum.
- Sonucu netleştirin: Yetkili görev için beklentileriniz ve gereksinimleriniz, yetkili nesneyi bilgilendirmek için mümkün olduğunca ayrıntılı olmalıdır. Örneğin, bu görevi başarıyla tamamlamanın kriterleri nelerdir? Bu görevin tamamlanması için son tarih ne zaman?
- Aktif açıklama ve teyit: Yetkili nesne ilgili talimatları okuduktan veya taradıktan sonra, onlara anlamadıkları herhangi bir içerik olup olmadığını aktif olarak sorun ve gerekirse daha ayrıntılı olarak açıklayın (talimatlar gerekirse yeniden yazılabilir).
- Ters yönde yeniden teyit: Son adımda, yetkili nesneden ilgili beklentileri ve gereksinimleri yeniden ifade etmesi ve yetkilendirilmiş görevi tam olarak anladıklarından emin olmak için görevin ne olduğunu anlamalarına ve kendi sözcüklerini kullanmalarına izin vermesi istenmelidir. Yanlış anlarlarsa, açıklamanız veya tekrar açıklamanız gerekir.
Çevirmen: Shunichi Ishima
