Toplantı = zaman kaybı mı? Ali teknik ekibi böyle bir proje inceleme toplantısı düzenledi
Alimei'nin Kılavuzu: Tekrar oynatma, proje bittikten sonraki vazgeçilmez bir aşamadır. İyi bir tekrar toplantısı, takımın büyümesini etkili bir şekilde teşvik edebilir. Bugün, Alibaba proje yönetimi uzmanı Lu Jia, bir projenin iyi bir iş incelemesinin nasıl yapılacağını sizinle paylaşmak için kendi deneyimini kullanıyor. Bu makale iki bölüme ayrılmıştır: Birinci bölüm bu tür geçmişe dönük toplantı anlayışını ve toplantının gerçek değerini kısaca açıklamaktadır; ikinci bölüm, bireysel operasyonları paylaşmanın ekibin geçmişe dönük sürecidir.
Ali Tmall New Retail'in Tiandihui projesinde, çünkü katıldığım ekip 2 aydan daha kısa bir süre önce kurulmuş bir özellik ekibi ve ekip üyeleri birden çok farklı BU'lardan geliyor (Dingding, Tmall New Retail) Ekip uzun süredir hızlı bir izleme sürecindedir.Uygun bir düğümde etkili bir ekip gözden geçirme toplantısı (gözden geçirme toplantısı da denir) ekibin büyümesini ve gelişimini hızlandırmada çok bariz bir rol oynayabilir. .
Bu inançla geçen hafta bir takım retrospektif toplantısı düzenledik.Ekip üyelerinden gelen geri bildirimlere göre bu toplantı tatmin edici bir sonuç olarak değerlendirildi.Karşılıklı anlayışı derinleştirmekle kalmadık, aynı zamanda ekipteki bazı gizli sorunları kamuoyuna açıkladık. Ayrıca, herkesin bu konularla ilgili daha derinlemesine tartışma ve analiz yapmasına yardımcı oldu ve eyleme geçirilebilir eylemler üretti.
1. Anladığım bir ekip gözden geçirme toplantısı
Geriye dönük toplantı (retrospektif toplantı) Agile yöntem skrumundan gelir.Bu toplantı, Scrum inceleme ve ayarlamasının önemli bir parçasıdır.Bu toplantıda, ekibi geliştirme süreçlerini iyileştirmeye ve hangi ayarlamaların yapılabileceğini belirlemeye teşvik ediyoruz. Yineleme daha verimlidir, sonuçlar daha tatmin edici ve çalışması daha kolaydır.
Sık sık yinelemelerimiz ve teslimatlarımız, dış kullanıcılardan hızlı bir şekilde geri bildirim almak ve ürün gereksinimlerini ayarlamamıza yardımcı olmak gibi, her yinelemenin geriye dönük toplantısı, ekip çalışması sorunları ve iyileştirmeler hakkında daha hızlı geri bildirim almaktır. , Ekibin iç iş verimine ve sürekli iyileştirme yeteneğine yardımcı olmak.
Ama geçmişe dönük bir toplantı yapmak kolay değil ... Geriye dönük bir toplantının takımdaki en zor toplantı olduğunu düşünüyorum ama aynı zamanda en değerli toplantı. Bu konferansın ulaşabileceğini düşündüğümüz beş seviyeyi sıraladık:
- Tek yönlü sunum tarzı retrospektif toplantı: Ekip yöneticisi tüm geriye dönük analizi önceden tamamlamıştır ve toplantı ekip üyeleri için gözden geçirme sonucunun sadece bir sunumu ve açıklamasıdır. Açıktır ki, bu düzeydeki geriye dönük toplantı sadece ekibin en önemli sorunlarını keşfetmede başarısız olmakla kalmaz, daha da dezavantajlı olanı, sonuçları takım üyelerinin içten onayından almanın zor olmasıdır.
- Kendi ifadelerinin geçmişe dönük buluşması: Ekip üyeleri, geçmişe dönük toplantıya katılmak için kalplerini gerçekten açmak istemediler. Sık sık davul çalmaya ve kendi içerikleri ve görüşleri hakkında konuşmaya zorlandılar ve diğer insanların görüşlerine yanıt vermediler veya onları sorgulamadılar. . Bu, ekip üyelerinin çatışma korkusunun açık bir tezahürüdür. Ekip üyeleri arasında gerçek bir entegrasyon yoktur. Bunun arkasındaki asıl sorun, ekip üyeleri arasındaki güvenin kurulmamış olması olabilir.
- Tartışma ve suçlama tarzı retrospektif toplantı: Herkes konuşmak için acele ediyor, ancak atmosfer gergin, çoğu zaman diğer insanların konuşmasını küstahça kesiyor. Herkes kendi başına suçlanmaktan kaçınmaya çalışıyor ve genellikle son kez patrona ihtiyaç duyuyor karar verme. Sorumluluk retrospektif toplantılar kaçınmamız gereken şeydir. Retrospektiflerimizin amacı bu değildir Sorumlu eylemler çoğu zaman herkesin iletişim kapısını kapatmasına ve gerçek sorunların örtbas edilmesine neden olur.
- Farklı tartışma tarzı retrospektif toplantılar: Geriye dönük olarak ortaya çıkan birçok konu vardır ve tartışma süreci genellikle bir konudan diğerine atlar, bu da toplantıda yer alan argümanların sürekli olarak farklılaşmasına neden olur.Sonunda, genellikle çok fazla sorun vardır ve zaman yoktur. Ulaşılabilecek bir sonuca ulaşmanın bir yolu yok. Sonuç olmadan bir toplantının nihai değerini almanın bir yolu yoktur.
- Birlikte oluşturma odaklı retrospektif toplantı: Net bir retrospektifin amacı, ekip birlikte oluşturma yoluyla sürekli ekip gelişimi için fırsatları keşfetmek, herkesi samimi, işbirlikçi ve büyüyen bir zihniyetle ekip geliştirme fırsatlarını keşfetmeye teşvik etmek ve önceliklendirmektir. Değerli fırsatlar için iyileştirme eylemlerini gerçekten uygulayın. Bu seviye bizim ideal durumumuz ve hedefimizdir.
2. Referans inceleme toplantı süreci
Yürüttüğümüz geriye dönük toplantının temel süreci, toplantının "Çevik Retrospektifler" kitabına bölünmüş beş aşamasını ifade eder:
Ardından bu aşamalara göre nasıl yapılacağından bahsedeceğim.
2.1 Hazırlık
Hazırlık aşaması aslında çok önemlidir.İlk kez geçmişe dönük bir toplantıya başkanlık eden bazı öğrenciler genellikle bu aşamayı görmezden gelir ve gelir gelmez herkesten küçük kartlar yazmasını ister.Bu sadece işe yaramaz, aynı zamanda insanlara sıkıcı bir tekrar ve formalite duygusu verir.
Hazırlık aşamasında genellikle aşağıdakileri yapmayı seçerim:
- Güvenli bir ortam oluşturun
Geriye dönük toplantı sadece herkesin katılabileceğini ummakla kalmaz, daha da önemlisi, herkesin tereddüt etmeden sorunu ortaya çıkarabilmesi ve iyileştirmenin yollarını bulabilmesi için kalplerini açabilirler. Ama gerçek şu ki, geçmişe dönük toplantının kritik bir toplantı olacağından endişelenen, bu toplantının amacının bu yinelemede hata yapan kişiyi bulmak ve onu eleştirmek için dışarı çıkarmak ve gelecekte başka kimlerin tekrar etmeye cesaret edeceğini görmek olduğunu düşünen bazı insanlar var. Eğer öyleyse, herkesin kesinlikle çekinceleri olacak ve yanlış bir şey söyleme endişesi duyacak ve toplantıda gerçek sorunlar olmayacak.
Genel olarak, bu toplantının amacını doğrudan belirteceğiz ve kesinlikle kimseyi sorumlu tutma niyetinde değiliz. Sadece bu da değil, aynı zamanda toplantı sırasında kişisel sorumluluk konularını tartışmaktan da kaçınmalıyız.
- Katılımcıların zihniyetini anlayın
Bu çok ilginç bir şey. Toplantılar doğası gereği sinir bozucu ve dahası, pastanın kreması gibi görünen geçmişe dönük toplantılar. Katılımcılar nasıl bir zihniyete katıldı? İşte katılımcıların zihniyetini toplamak için "ESVP" adı verilen çok ilginç küçük bir etkinlik:
- Explorer
- Alışverişçi (Satıcı)
- Tatilci
- Mahkum
Bu dört rol, toplantıya katılmanın dört zihniyetini temsil eder.Katılımcıların isimsiz oylamasını iletebilirsiniz (etikete gerçek ruh hallerini temsil eden rolün ilk harfini isimsiz olarak yazın) ve istatistikler herkese açık olduktan sonra toplantı odasını öğrenebilirsiniz. Herkesin gerçek ruh hali. İstatistiklerin sonuçları insanları her zaman mutlu etmeyebilir, ancak bu küçük etkinlik çoğu zaman herkesin içsel düşüncesini etkili bir şekilde uyandırabilir ve çok değerli olan toplantının tonunu belirlemeye yardımcı olabilir.
- Herkesin konuşma arzusunu harekete geçirin
Gerçekler, bir toplantıda herkesin başlangıçta konuşması gerekmiyorsa, ancak sadece dinliyorsa, o zaman herkesin toplantı boyunca sessiz kalması için iyi bir şans olduğunu ve toplantının orta ve geç aşamalarına daha fazla kişinin katılmasını istemenize rağmen söyleyecek hiçbir şey olmadığını kanıtladı. Konuşun. Çözüm, buzu baştan kırmaktır. Basit ve yaygın yöntem, herkesin sırayla koltuk sırasına göre bu yineleme hakkında nasıl hissettiklerini açıklamasına izin vermektir. Gerçeği tek kelimeyle söylemek çok zor, ama sorun değil. Şu anda herkes hangi kelimenin daha uygun olduğunu düşünmeye başlayacak. Bu sadece herkesi geriye dönüp bakma düşüncesine götürmekle kalmaz, daha da önemlisi herkesin düşüncelerini başlangıçta ifade etme fırsatı bulur.
- Herkesi bu yinelemeli tarihin anısına getirin
Veri toplamadan önce, herkesin bu yinelemede ne olduğunu hatırlamasına izin verin Bu çok önemlidir, aksi takdirde ortaya çıkan sorunlar Tianma Xingkong'un şikayetleri olabilir. Bu yinelemenin hissini yukarıda bir kelimeyle tarif etmenin iyi bir yolu, ancak duygudurum eğrisi yöntemine ek olarak, aynı zamanda çok ilginç. Yöntem çok basittir: Herkesin zaman çizelgesine göre bir ruh hali eğrisi çizmesine izin verin (takımın önemli anlarını veya kilometre taşlarını işaretleyerek). Resim, bir ekibin gerçek eğri sonucunu gösterir.Herkes farklıdır.Bu eğriyi paylaşma süreci, ekip üyelerinin karşılıklı anlayışını güçlendirebilir ve güven duygusunu güçlendirebilir.
2.2 Veri toplayın
Veri toplama genellikle iyi toplanmış bölümleri, iyi yapılmamış bölümleri ve bazen yenilikçi fikirleri içerir. Bu oturum, gözden geçirme toplantısının en temsilcisidir.Çıkartmalar çıkarılır ve sonra herkes yazar, bir soru ve bir çıkartma ... Aşağıdaki resim gerçek bir örnektir:
Yukarıdaki yöntem çok yaygın olarak kullanılmaktadır, bu yüzden bunun hakkında konuşmayacağım. Ek olarak, bazı deformasyon yöntemleri vardır:
- Yelken incelemesi gibi görsel ve mecazi yöntemlerle rehberlik edin.
- Forum aktarma mesaj yöntemini taklit edin, her A4 kağıda bir soru, herkes sırayla geçer ve kendi profilini ekler ve yazarak veri toplar.
2.3 Öngörüler oluşturun
Veri toplamak sadece ilk adımdır ve iyi giderse, gerçek durumu yansıtan ve iyileştirilmesi gereken çok sayıda noktayı toplayabileceğiz. Sonra halletmemiz gerekiyor.
İlk olarak sınıflandırın, çünkü herkes bağımsız olarak yazıyor, bu yüzden tekrarlar olacak, böylece aynı türden kağıtları bir araya getirip kağıt duvarını daha az dağınık hale getirebiliriz. Sınıflandırma biraz zaman alır, ancak bu süreç aynı zamanda herkesin diğer insanların yazdıklarını anlaması için iyi bir fırsattır, bu nedenle grup üyelerini sınıflandırma yapmak için benimle gelmeye davet ediyorum, bir kişi kart okuyor, herkesin tartışmasına izin veriyor. İnsanlar aynı anlama sahip kartları birbirine yapıştırır.
İyi yapılmış kısım için, sebat edebileceğimizi ve hatta daha iyisini yapabileceğimizi umarak herkesi cesaretlendirmeyi önermeliyiz. Bu kısım genellikle gerçek kullanımda göz ardı edilir ve herkes iyileştirilecek parçaya hızlı bir şekilde uyum sağlamaya daha istekli olur. Her halükarda, takımın moralinin düşük olduğunu ve cesaretlendirmeye ihtiyacınız olduğunu fark ederseniz, bu iyi bir fırsattır ve bunu iyi yaptığınız her yerde hissedebilirsiniz.
İyileştirme kısmı için, bu toplantının temel içeriği budur, ancak maalesef ekip genellikle iyileştirme için daha fazla alanı özetler ( > 5'ten fazla), ancak toplantı süresi sınırlıdır Bu kısım için, yapmamız gereken ilk şey, en yüksek önceliğe sahip (3'ten fazla olmamak üzere) temel konuları belirlemektir. Kişi başına iki oy gibi bir karar vermenin en yaygın yolu oy kullanmaktır.
2.4 İyileştirme öğelerini belirleyin
İyileştirilecek odağı belirledikten sonra, bu sorunlar için iyileştirme planını tartışmamız gerekir.
Ancak endişelenmeyin, iyileştirme planına bu kadar çabuk geçmeyin. Sorun için önce sorunun temel nedenini analiz etmeli, en temel nedeni bulmalı ve ardından sorunun temelinden çözülebilmesi için nedene göre iyileştirme eylemleri yapmalıyız.
- Sorunun kaynağını bulmak için balık kılçığı diyagramı veya 5W yöntemi
En yaygın yöntem balık kılçığı diyagramı yöntemidir, aşağıdaki şekilde gösterildiği gibi kullanım yöntemi açıklanmayacaktır ve bunu kendiniz google'da yapabilirsiniz.
Diğer bir teori de çok kullanışlı bir yöntem olan 5 NEDEN'dir.
- grup tartışması
Tartışma ve sorunun kökenini bulma süreci genellikle çok zaman alır. Buradaki yaygın bir yöntem, grup üyelerini gruplara ayırmaktır ve her grup bir sorunu tartışacaktır. Sorunun kökenini tartışmalarına ve sınırlı bir süre içinde bir iyileştirme planı önermelerine izin verebiliriz, böylece yapabiliriz Zaman kazandırır ve her üyenin aktif katılımını harekete geçirmek daha değerlidir.
- SMART'ın iyileştirme planı
Eski bir ayar, tüm iyileştirme planlarının SMART olması gerektiğidir ve SMART ilkeleri tanıtılmamıştır. Bunu söylemesi kolay, ama çoğu zaman yapmak çok zordur, herkesin öneriye benzer bir şey üretmesi çok kolaydır ve bunu uygulamanın bir yolu yoktur. İşte size küçük bir numara. Bir eylemi her oluşturduğunuzda, size "Bu eylem yürütülebilir mi? Tamamlanıp tamamlanmadığına karar verilebilir mi?" Sorulacak. Bu genellikle SMART olup olmadığını doğru bir şekilde belirlemeye yardımcı olabilir.
- Çok fazla iyileştirme planı üretmekten kaçının
Elbette çok fazla iyileştirme planı olduğu tuzağı da var.Zaman geldiğinde ekibin bu kadar çok iyileştirme planını tamamlamaya vakti olmayacak.Bunun da önceliklendirilmesi gerekiyor; ekibin kaçınma yeteneğini aşan iyileştirmeler de var, aksi takdirde uygulanamazlar.
2.5 Toplantıyı sonlandırın
Toplantının sonunda, gerekirse, bu toplantının organizasyonu hakkında özet bir öneride bulunabiliriz, bu da bir sonraki geriye dönük toplantıyı düzenleme becerimizi geliştirmemize yardımcı olabilir.
Ancak toplantıyı sonlandırmanın en sevdiğim yolu, herkesin ekip üyelerinden birine bir kağıt parçası şeklinde teşekkür etmesi ve bir neden eklemesidir. Bence bu, ekibi daha fazla işbirliği yapmaya ve birbirlerine yardım etmeye motive etmenin iyi bir yolu. Makaleyi yazdıktan sonra herkesten kartın içeriğini herkesin önünde okumasını ve müteşekkir kişiye teslim etmesini isteyeceğim.Kağıt formatı aşağıdaki gibidir:
Üç, ilgilenilmesi gereken birkaç yer sağlayın
