Büyük şirketlerin kurmak için rekabet ettiği RPA mükemmellik merkezlerinin organizasyon yapısı ve temel işlevleri nelerdir?
Görüntü kaynağı @Visual China
Wen | Wang Jiwei
RR Donnelley (RRD, Donnelley), işleri geleneksel baskı endüstrisinden veri yönetimi analizine, iş zekası ve dijital kanal hizmetlerine ve diğer İnternet hizmetlerine kadar uzanan 155 yıllık bir Amerikan şirketidir. RPA uygulandıktan sonra, genel verimliliği 3 kattan fazla artırıldı ve iş süreçlerinin doğruluğu% 100'e ulaştı. Şu anda RRD, şirketlerin daha otomatik iş süreçlerini tasarlamasına ve genişletmesine ve 90 RPA projesinin tamamlanmasını hızlandırmasına yardımcı olmak için bir RPA Mükemmeliyet Merkezi (RPA CoE) kurdu.
DHL Global Freight, global hizmet merkezinin finansal ve lojistik süreçlerini iyileştirmek amacıyla bir RPA pilot projesi başlattı ve sonuç olarak, lojistik RPA platformu sayesinde orijinal 30 kişilik ekip yarı yarıya azaldı ve 15 çalışan daha değerli işlere transfer edildi. RPA'nın potansiyelini gören DHL hemen bir RPA Mükemmeliyet Merkezi oluşturdu, dahili bir çerçeve, entegre araçlar, şablonlar ve RPA uygulama deneyimi oluşturdu, böylece RPA hızla popüler hale getirilebilir ve şirket genelinde tanıtılabilir.
Adobe, RPA programını uyguladıktan kısa bir süre sonra hızla bir RPA Mükemmeliyet Merkezi kurdu. CIO'su, mükemmellik merkezinin yalnızca kuruluşun RPA büyümesini istikrarlı tutmakla kalmayacağına, aynı zamanda iş süreçleriyle ilgili çeşitli verilerin somut olarak ölçülmesini de sağlayabileceğine inanmaktadır. Mükemmellik merkezi olmadan, Adobe RPA planının hızlı bir şekilde uygulanması mümkün olmayacak ve mükemmellik merkezi, RPA planının bir parçası olarak muhafaza edilmelidir.
Yukarıdaki birkaç örnek, RPA'nın uygulanması için RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin önemini kanıtlamaktadır. Bazıları, işletmelerin RPA'yı hızlı ve sorunsuz bir şekilde dağıtması ve sonraki dağıtım için iyi bir temel oluşturması için temel faktörün eksiksiz bir RPA mükemmellik merkezi kurmak olduğuna inanıyor. Bazı şirketler, RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin süreç otomasyonunun dağıtımının anahtarı olduğuna ve RPA robotlarının uygulanması için komuta merkezi olduğuna inanıyor. Nasıl ifade edilirse edilsin, hiç şüphe yok ki RPA Mükemmeliyet Merkezi, RPA uygulamalarının işletmeler ve diğer kuruluşlar tarafından konuşlandırılması ve tanıtılmasının anahtarıdır.
Önceki makale sayesinde, herkesin RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin ne olduğunu zaten anladığına inanıyorum. Bu makalede Wang Jiwei kanalı, RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin üç organizasyon yapısını, beş temel işlevini ve on işlevsel rolünü daha ayrıntılı analiz ediyor.
RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin üç organizasyon modeli
Kurumsal organizasyon yapısı açısından, şirketin sektörüne, yönetim sistemine ve iş özelliklerine bağlı olarak, robotik mükemmellik merkezi farklı yapılar ve dağıtım modelleri oluşturacaktır. Şu anda çoğu şirket aşağıdaki üç organizasyon yapısı modelini kullanmaktadır:
İlki, işlevleri desteklemek için merkezi olmayan bir mükemmellik merkezi olarak. Merkezi olmayan bir yapıya sahip RPA mükemmellik merkezi, organizasyonun farklı iş departmanlarına dağılmıştır.RPA aracılığıyla, çalışanlara iş hedeflerine ulaşma yeteneği verilir ve aynı zamanda çalışanlar iş inovasyonunu tamamlamak için kullanılır. Bu yapı, organizasyon içindeki yerel iş ekibi üzerinde daha az kısıtlamaya sahiptir ve ekibin iş yetenekleri ve uzmanlığı kazanmasına yardımcı olabilir.
Bu tür bir yapı yönetimi nispeten gevşektir ve farklı işletme departmanlarının kendi mükemmellik merkezi yapıları ve yönergeleri vardır, bu da farklı RPA mükemmellik merkezlerinin temel işlevlerini farklı kılar. Merkezi olmayan bir yapı, bir RPA planını daha düşük bir maliyetle hızlı bir şekilde başlatmanın iyi bir yoludur.Ancak, merkezi yönetim ve kontrol eksikliği nedeniyle, genişletmek ve iletişim kurmak için BT organizasyonu ile işbirliği yapmak zordur.
İkinci tür, merkezi bir RPA sağlayıcısı olarak merkezi bir mükemmellik merkezidir. Merkezi bir RPA mükemmellik merkezinde, organizasyondaki tüm iş departmanlarının ihtiyaç duyduğu RPA işlevleri ve kaynakları, kaynak israfını ve personel fazlalığını önlemek için RPA kaynaklarının bir bütün olarak koordine edilebilmesi ve tahsis edilebilmesi için tek tip olarak yönetilecektir. Ayrıca, merkezi yapı yönetimi, genel stratejinin adım adım planlamasına dayandığından, organizasyonda RPA'nın en büyük ilerlemesini destekleyebilir.
Mükemmeliyet Merkezi, RPA'yı başarılı bir şekilde uygulamak için gereken toplu kaynakları ve uzmanlığı sağlar ve sorumlu personel, tüm planları merkezi bir şekilde görüntüleyebilir, bu da projeler ve öncelikler için yönetişim yeteneklerini güçlendirir. Aynı zamanda, merkezi mükemmellik merkezi, iş süreci optimizasyon fırsatlarının daha hızlı, verimli ve karlı bir şekilde tanımlanabilmesi için süreç değişikliklerinin uçtan uca bir görünümünü de oluşturacaktır.
Ek olarak, Merkezi yönetim ayrıca, RPA projelerinin değerlendirilmesi, teslimi, izlenmesi ve bakımı için standartlaştırılmış süreçler ve düzenlemeler sağlayabilir, bu da organizasyon içindeki RPA işlevlerini genişletmeyi kolaylaştırır. Tabii ki eksiklik, RPA'nın hızlı bir şekilde uygulanamayacağı, yatırımın daha büyük olacağı ve esnekliğin iyi olmayacağıdır.
Üçüncü tür, Hibrit RPA Mükemmeliyet Merkezi'dir. Şu anda, pek çok kuruluş belirli bir RPA mükemmeliyet merkezini tek başına benimsememiştir ve daha fazla kuruluş, merkezi olmayan ve merkezi kurumların bir karışımını kullanmaktadır. Tam ve olgun bir RPA mükemmeliyet merkezi, merkezi olmayan iş departmanlarının ihtiyaçlarını karşılayabilmeli ve ayrıca merkezi bir işletim modeline sahip olmalıdır.
İki yönlü yaklaşım sadece Mükemmeliyet Merkezi'nin teslimat ve operasyon desteğini garanti etmekle kalmaz, aynı zamanda her bir iş departmanının otomatikleştirilmiş süreçleri geliştirme, önceliklendirme ve değerlendirme yeteneğine sahip olmasını sağlar.
Yukarıdaki üç model yapı, Hibrit model, merkezi ve ademi merkeziyetçi model işlevlerinin olgun planları için en uygun olanıdır ve merkezi modelin ölçeklenebilirlik özelliklerine sahiptir, böylece kısıtlama olmaksızın iş büyümesine uyum sağlayabilir.
Deloitte Yeminli Mali Müşavirler ayrıca, RPA Mükemmeliyet Merkezi teslimat modelini üç türe ayırır: yukarıdaki üç yapısal modele karşılık gelen merkezi olmayan, merkezi ve karma.
Şirketin farklı yönetim gereksinimleri ve departman yeteneklerinin seviyesi nedeniyle her birinin kendine özgü avantajları ve dezavantajları vardır.Şirketin kendi özelliklerine göre seçim yapması gerekir. Şirketin farklı ihtiyaçları ve geliştirme stratejileriyle birleştirilen RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin beş temel işlevine göre, şirket kendisine uygun bir model yapı seçecek ve ardından RPA CoE'nin inşasına hazırlanacaktır.
RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin beş temel işlevi
Tam bir RPA CoE'nin en az beş temel işlevi olmalıdır.
1. CoE organizasyonunu tanımlayın
RPA CoE, öncelikle organizasyon yapısını tanımlamalı, RPA planının tüm yönlerini destekleyen iç ve dış rollerin sorumluluklarını belirlemeli ve yeni kaynaklar ve sorunsuz değişim yönetimi edinmeli ve eğitmelidir. Güçlü bir organizasyonel çekirdek, RPA'nın şirket genelinde entegre olmasını sağlar.
2. RPA stratejisini yönetin
Açık RPA standartları, prosedürleri ve stratejileri ve yönetim kurumları oluşturun, yolları ve sorumlulukların paylaşımını yükseltin, çeşitli işletmelerin uyumluluk düzenlemelerini, bilgi güvenliği gereksinimlerini ve düzenleyici standartları karşılamasını sağlayın ve farklı ekipler ve çalışan erişim düzeyleri için görevlerin önceliğini belirleyin.
3. Garanti teknolojisi uygulaması
Yetkili bir RPA CoE, uygun görevleri gerçekleştirmek için her zaman uygun otomasyon araçlarını seçebilir ve bu araçları zamanında koruyabilir ve destekleyebilir. Teknik unsur, RPA'nın BT hizmet yönetimi ve konfigürasyon yönetimi veritabanları gibi herhangi bir anahtar alana entegrasyonunu kolaylaştırabilen robot işletim ortamının mimarıdır.
4. İş süreçlerini devreye alın
Yani, RPA uygulama konumu, tüm kuruluşun tüm yaşam döngüsünü yürütmek, izlemek ve değiştirmek için kullanılır. Otomasyon fırsatlarının değerlendirilmesinden, ardından değerlendirilmesinden, geliştirilmesinden ve test edilmesinden, RPA'nın istikrarlı ve genişletilebilir bir mimariye sahip uygun bir iş ortamına dağıtılmasından sorumludur ve aynı zamanda değişim süreci ve olay yönetimi için sorumluluk üstlenir.
5. Denetim çalışma modu (insanlar ve kültür)
RPA'nın başarılı bir şekilde uygulanmasıyla, organizasyon içinde yapısal değişiklikler meydana gelecektir. RPA CoE, RPA'nın insan rolleri üzerindeki etkisini analiz edebilir, iş tanımlarını gerçek zamanlı olarak değiştirebilir ve genel operasyonel değişiklik yönetimini gerçekleştirebilir. Aynı zamanda, RPA'yı her zaman izleyecek ve organizasyonun değiştirilmesi gerektiğinde servis desteği sağlayacaktır.
Wang Jiwei, ister CoE tarafından denetlenen veya sıkı bir şekilde yönetilen bu beş unsurun, organizasyonun RPA işletim modelini tanımlamaya ve sürdürmeye yardımcı olacağına inanıyor. İşletim modeli, vaat edilen faydalarını elde edebilecek yüksek kaliteli robotlar geliştirmeye ve desteklemeye odaklanarak, işletme genelinde RPA'yı yönetmek için kullanılan döngüsel bir sistemdir.
RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin rolü ve işlevsel bileşimi
RPA Mükemmeliyet Merkezi'ni bir aşama ile karşılaştırırsanız, sahnede görünen başlıca dört ana rol vardır: iş süreçleri, İK, BT ve iş departmanlarından komisyon üyeleri. Kendi görevlerini yerine getirirler ve kuruluşun iç engellerini ortadan kaldırarak, RPA otomasyonunun konuşlandırılması ve yönetimi için genel genel yönetişim, iletişim ve işbirliği ve yetkilendirme desteği sağlarlar.
RPA Mükemmeliyet Merkezi'nde çeşitli departman uzmanlarının çalışmaları aşağıdaki gibidir:
- İş süreci uzmanları ve iş süreci iyileştirme bölümündeki diğer personel, işlevsel bölümlere ve iş bölümlerine, RPA tarafından otomatikleştirilmesi gereken görevleri ve süreçleri tanımlama, analiz etme ve önceliklendirme konusunda yardımcı olacaktır;
- İK departmanı komiserinin çalışmasının odak noktası, çalışanların RPA korkusunu ortadan kaldırmak, çalışan becerilerini geliştirmek, personel devrini ve işe alım planlarını değerlendirmek;
- BT departmanı uzmanının işlevi, RPA'nın teknik düzeyde sorunsuz çalışmasını sağlamaktır.Altyapı ve çalışabilirlik, RPA güvenliği, yazılım robot desteği ve bakımı ve RPA tutarlılığı ve ölçeklenebilirliği işlerinin odak noktasıdır;
- İşletme departmanı uzmanları, RPA ile ilgili süreçler ve görevler hakkında en iyi bilgiye sahiptir ve RPA iş kullanım durumlarının uygulanmasında en çok söz hakkına sahiptir. Otomasyon fırsatlarını aktif bir şekilde arayın, araç ve süreç değişikliklerine rehberlik edin ve bunları teşvik edin, değişiklik yönetimi yöntemleri oluşturun ve RPA uygulamasının ilerlemesini izleyin.
RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin çalışma işlevlerine özel olarak, bazı RPA tedarikçileri ve araştırma kurumları, tamamen işlevsel bir RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin en az on iş içermesi gerektiğine inanmaktadır. Bu pozisyonlar aşağıdaki gibidir:
- RPA sponsoru: RPA satıcıları, genel robotik stratejisinden sorumludur.
- Mükemmeliyet Merkezi Direktörü: CoE faaliyetlerinden, performans raporlarından ve operasyonlardan sorumlu kıdemli müdür.
- RPA proje yöneticisi: Robot projelerini CoE stratejisine göre teslim edin ve bütçeye göre ROI sağlayın.
- RPA Direktörü: Organizasyon genelinde otomasyonun benimsenmesini teşvik edin ve stratejilerin sorunsuz bir şekilde uygulanmasını sağlamak için dağlar ve nehirler arasındaki boşluğu doldurun.
- RPA ve CoE iş analisti: Otomasyon için süreç tanımları ve eşlemeleri oluşturan konu uzmanları. Aynı zamanda, CoE iş analistleri fırsatları belirlemek ve potansiyel faydalar ile gerekli kaynakların ayrıntılı analizini yapmaktan sorumludur.
- RPA çözüm mimarı: CoE'nin ayrıntılı tasarım ve lisans gerekliliklerinden sorumlu olan RPA altyapısını denetleyin.
- CoE geliştiricileri: CoE otomasyon iş akışı teknolojisi tasarım, geliştirme, test ve proje uygulama desteğinden sorumludur.
- Altyapı mühendisi: Sorun giderme ve sunucu kurulumu için altyapı desteği sağlayın ve operasyon ekibine destek sağlamak için CoE otomatik dağıtımına katılın.
- Avrupa Konseyi denetimi: İşin olağan şekilde devam etmesini sağlarken, CoE'nin uygulanmasının izlenmesinden, programlanmasından ve desteklenmesinden sorumludur.
- Servis destek uzmanı: CoE'nin uygulanması sırasında herhangi bir soru veya sorun olması durumunda, ön saflarda destek garanti edilmektedir.
On fonksiyonel konumun ayarlanması, RPA mükemmellik merkezleri için uygundur ve BPM, RPA ve diğer araçlar dahil olmak üzere otomatik mükemmellik merkezleri için de kullanılabilir. Unutulmamalıdır ki, bir mükemmeliyet merkezi kurmanın bu ortamı takip etmesi gerekmez, tamamen işlevsel bir mükemmellik merkezinin içerdiği işlevsel rolleri gösterir.
Ayrıca, farklı şirketler, temelde aynı olan RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin rolüne ilişkin farklı tanımlara sahiptir. Örneğin, UiPath, RPA Mükemmeliyet Merkezi rollerinin tanımını dokuza, diğer kuruluşlar ise mükemmellik merkezinin rolünü yedi olarak belirledi. Bir mükemmellik merkezinin kurulmasının ilk aşamasında, bazı rollere ihtiyaç duyulmayabilir, ancak bunlar RPA'nın normal uygulamasını ve işleyişini karşılayabilir ve gelecekte ihtiyaç duyulduğunda kademeli olarak eklenebilir.
postscript
Aslında, mükemmellik merkezi, ortak bir merkez olarak var olduğu için, işbirliğinin iradesini ve gücünü bünyesinde barındırır. Yapılması gereken, yeni yetenekler oluşturmak için teknolojiyi, yetenekleri, tesisleri ve diğer kaynakları bir araya getirmek ve ardından her türlü Bu yeteneklere ihtiyaç duyan departmanlar.
Birden fazla departman uzmanına sahip böyle bir organizasyon, bu kabiliyetin her bir işletme departmanında yukarıdan aşağıya geliştirilebilmesini sağlayabilir. Kaynakların maksimum makul tahsisini sağlayabilir ve kaynak israfını önleyebilir. Günümüzde, otomasyon mükemmellik merkezleri, bilgi işlem mükemmellik merkezleri ve birçok şirket tarafından inşa edilen yapay zeka mükemmellik merkezlerinin tümü bu mantığa dayanıyor.
Şu anda Çin'deki çoğu şirketin aşina olmadığı otomatikleştirilmiş bir araç olan RPA için, kuruluşta RPA'yı hızlı bir şekilde tanıtmak zor bir sorun olabilir. Düzensiz bilgi temeli, farklı departmanlar arasındaki veri adaları, kavramlar ve faydalar Çatışma ve diğer faktörler, RPA'nın stratejik uygulamasını engelleyecektir.
Bu durumda, Sadece kuruluşun birden fazla kuruluşu veya departmanı aynı anda katıldığında, Mükemmeliyet Merkezinin onları etkileyebileceği ve Mükemmeliyet Merkezi merkezli kural ve düzenlemelerin gerçekten iş operasyonlarına entegre edilebilmesi ve böylece RPA verimliliğinin genel olarak iyileştirilmesi sağlanabilir.
Neyse ki, Çinli şirketler yeni şeyleri daha hızlı kabul ediyor. Wang Guanchun'un bakış açısına göre, önce RPA'yı kabul eden ve ardından AI'yı kabul eden yabancı şirketlerle karşılaştırıldığında, birkaç yıl önce AI'yı kabul eden Çinli şirketlerin RPA'yı tekrar kabul etmesi doğal. "RPA bilgi sistemine entegre edilmiştir" kavramı da işletmeler tarafından kabul görmekte ve şirketin iş süreci otomasyonunda ilk tercihi haline gelmektedir.
Buna ek olarak, yeni taç salgını, küçük ve orta ölçekli işletmelerin çoğuna yeni bir verimlilik ve maliyet düşürme anlayışı kazandırdı.Düşük maliyetli ve yüksek verimli RPA'nın salgından sonra en iyi seçenek olacağına ve RPA Mükemmeliyet Merkezi'nin yakında olacağına inanılıyor. Çeşitli organizasyonlarda popüler.
Wang Jiwei kanalının 2020'den sonra RPA gelişiminin ilk on trendine "RPA mükemmellik merkezleri inşa etmek için daha fazla şirket" koymasının ana nedeni de budur.
[Titanium Media'nın yazarının tanıtımı: Wang Jiwei kanalı, TMT ve IOT'ye odaklanıyor, dijital dönüşüm ve iş süreci otomasyonuna odaklanıyor. WeChat genel hesabı: Wang Jiwei
