ByteDance 50.000 kişi evde çalışıyor, verimlilik nasıl sağlanır?
Içerik kaynağı : 9 Şubat 2020 akşamı ByteDance Başkan Yardımcısı Xie Xin, Feishu Açık Sınıfı'nın canlı yayınında "Evde ByteDance ile Çalışan 50.000 Kişinin Ardındaki Hikaye" başlıklı harika bir paylaşım yaptı. Konuşmacı ile birlikte gözden geçirin ve yayın için yetki verin.
Hoparlör profili: Xie Xin, Bytedance Başkan Yardımcısı ve Feishu Başkanı.
Kapak tasarımı Sorumlu editör | Yüzen Işık
Madde 4549 İyi ayrıntılı makale: 4181 kelime | okumak için 7 dakika
Faaliyet notları Organizasyon yönetimi
Bu makalenin kalitesi: + Tat: Tangyuan
Not almaya davetlisiniz, okumadan önce düşünün:
- Evden çalışırken verimli işbirliği nasıl sağlanır?
- Çevrimiçi ofis nasıl kolay ve doğal hale getirilir?
- Toplantı verimliliği ve toplantı kalitesi nasıl iyileştirilir?
Bugün paylaşmak istediğim şey: ByteDance'ın 50.000 evden çalışan kişinin arkasındaki hikaye.
1. Evden çalışmak verimli işbirliği gerektirir
50.000 Bytedance insanı Bahar Şenliğini nasıl kutladı?
Dışarıdan, sosyal sorumlulukla ilgili pek çok şey yaptık, örneğin kullanıcıları Douyin'de " Mom" u ücretsiz izlemeye davet etmek, ilk kez 200 milyon yuan bağışta bulunmak ve "Byte Beat Tıbbi İnsani Yardım Fonu'nun ön saftaki sağlık personeli için" kurulması gibi. "ve daha fazlası.
Dahili olarak, salgın izleme, ofis dezenfeksiyonu, psikolojik danışma ve sağlık raporlaması gibi salgınla ilgili birçok acil koruma çalışması yaptık.
Salgın salgını nedeniyle, birçok meslektaş evden çalışmak zorunda, peki bu durumda verimli bir işbirliği nasıl yürütülebilir?
İlk önce temel araçları hazırlayın.
Bazı meslektaşlarımızın bilgisayarlarını eve getirmemesi nedeniyle, BT ekibimiz iş istasyonlarından veya envanterdeki binlerce bilgisayarı bulup çeşitli yerlere gönderdi; bazı meslektaşlarımız başka ülkelere gitti ve bilgisayarları bytebeat yurtdışı ofislerinden aradık. , Onlara gönderildi.
Aynı zamanda herkes evde farklı ortamlarda çalışıyor.
Meslektaşlarınızın fotoğrafları aracılığıyla, bu farklı ofis ortamlarını görebilirsiniz: Bazı insanlar kediler, kediler ve köpeklerle çalışır, bazıları dışarıda çalışır ve bazıları dolapta çalışır.
Bu durumda, uzaktan ve verimli işbirliğini nasıl sağlarız? Çevrimiçi araçlar çok önemlidir.
Örneğin salgın sırasında 50.000 çalışanın sağlık durumunu ve konumunu saymamız gerekiyor. İlk başta herkesten rapor vermek için inisiyatif almalarını istedik ve sonra iki sorun bulduk: Birincisi, raporlama oranı yüksek değildi; ikincisi, veriler çok büyük, dağınık ve kullanışsızdı.
Bu nedenle yeni yılın ilk gününde çalışanların sağlık bilgilerini doldurmalarına yardımcı olmak için bir "sağlık raporu" uygulaması geliştirmeye karar verdik.
Zaman çok dar, bu ürünü iki gün içinde piyasaya sürmemiz ve Feishu kullanan harici firmalara sunmamız gerekiyor.
Nasıl yapılır? Düzinelerce şehirde uzaktan işbirliği yapmak ve çevrimiçi işbirliği yapmak için düzinelerce insanı seferber ettik. Örneğin, görev adımlarını sökmek için belgeleri kullanırız, görevin ilerleyişini zamanlama tablosundan herkesin görmesine izin veririz ve çeşitli geri bildirim grupları aracılığıyla herkesin görüşlerini kabul ederiz.
Son "sağlık raporu" uygulamasında her gün sağlık bilgilerini doldurmanızı hatırlatan bir robot bulunacak, zamanında doldurmazsanız size defalarca hatırlatacak, doldurmadıysanız anında hatırlatacaktır. Ekibin lideri, ekip üyelerinin doldurma durumlarını da görebilir ve üyelerine bir an önce doldurmalarını hatırlatabilir.
Sonunda yeni yılın üçüncü gününde bu ürünü zamanında lanse ettik ve ardından tüm şirketimizin doluluk oranı% 100'e yaklaştı.
İki gün içinde, düzinelerce insanın uzaktan işbirliği ile nihayet bu ürünü geliştirdik. Bu hızlı yanıtın arkasında, araçlara ByteDance yatırımı ve uygulaması yatar.
2. ByteDance neden Feishu yapıyor?
1. İletişim araçları
En başından itibaren alet yatırımı ve uygulamasına olağanüstü önem verdik. Günlük çalışmada, herkes her gün çok sayıda araç kullanıyor, düşünüyoruz ki, Her araçta% 5'lik bir iyileştirme, şirket verimliliği üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.
ByteDance birçok iletişim aracının yerini almıştır.
Çünkü düşünüyoruz İletişim, bilginin oluşturulması, dağıtımı, dolaşımı ve tüketimi için hayati önem taşır ve hatta şirket için en önemli genel araçtır.
ByteDance'in kuruluşundan bu yana, en gelişmiş, en iyi kullanılan ve en uygun araçları kullanmak için her an çok çalışıyoruz.
İlk olarak Skype kullandık, ardından WeChat Enterprise Account, Slack ve DingTalk'ı kullandık.Şirket büyüdükçe, bu araçların hiçbirinin işbirliği verimliliği gereksinimlerimizi tam olarak karşılayamadığını gördük, bu yüzden bağımsız olarak "Flying Book" u geliştirdik. Modeller.
Feishu bir iletişim aracı olarak başladı ve yavaş yavaş eksiksiz bir ofis paketine dönüştü. Şu anda, şirketin dünya çapında 50'den fazla ülke ve bölgeye dağılmış 50.000'den fazla çalışanı var ve ana çalışma Feishu'ya göre yapılıyor.
2. Ortak belgeler
İletişim araçlarına ek olarak, işbirliği araçlarımız da aynı değişikliklere uğradı.
Şirketimiz tarafından kullanılan en eski belge Word'tü, ancak kısa süre sonra Word ve Excel gibi yerel araçların işbirliği için uygun olmadığı keşfedildi, bu nedenle ana akım çevrimiçi işbirliği belgelerine geçtik.
Ancak çoğu durumda, ana akım işbirlikçi belgelerin kullanımı hala kolay değildir. Düşüncesi 10 yıldan daha uzun bir süre önce geliştirildi ve temelde pek değişmedi, bu yüzden kendi Feishu belgelerimizi yaptık.
Feishu Belgesi aynı zamanda çok kullanışlı ve verimli olan ortak bir belgedir.Hem bilgisayar hem de mobil terminalleri destekler ve birçok yeni işlevi vardır.
Bize genellikle daha sık kullandığımız bazı işlevleri verin.
Çok fazla kişinin mesajın kesilmesi anlamına gelen "alındı" şeklinde yanıt vermesini önlemek için ifadelerle hızlı bir yanıt verdik.
@ işlevini de uyguladık. İşbirliğine dayalı belgede, belirtilen öğrenciler bildirim alabilir ve tartışmaya katılmak için gelebilirler.
Belgeler ayrıca yorumlanabilir ve organize edilebilir ve yorumlara bir sınıf arkadaşı da davet edilebilir; belgeler daha kolay kullanım için dizinler veya klasörler halinde düzenlenebilir.
3. Takvim
Ayrıca daha güçlü ve diğer insanların boş zamanlarını ve bu zaman diliminde kullanılabilecek toplantı salonlarını kolayca bulabilen bir "takvim" ürünü geliştirdik.
İpuçları-Douyin CEO'su Zhang Nan: Zaman, bir ekibin en değerli kaynağıdır
Üyelerimiz için ortalama yaşam süresi 30.000 günden az, yaklaşık 82 yıldır. Günlük zamanımızı hesaplarsanız, her günün planlamaya ve kullanmaya değer olduğunu göreceksiniz, takım zamanımızdan bahsetmeye bile gerek yok.
Bir yönetici için, Takvim aynı zamanda iyi bir analiz ve yönetim aracıdır.Mevcut enerji tahsisini, kaynak girdisini, sistem işleyişini vb. Belirlemek için ekip üyelerinin kişisel takvimini kullanabilir ve ardından makro ve ayrıntılı ayarlamalar ve yönetim yapabilirsiniz.
Ve şu anda, takvim üzerinde hızlıca grup sohbetleri oluşturabiliyoruz ve sesli / görüntülü konferanslar gerçekleştirebiliyoruz, bu artık katı bir ihtiyaç.
4. Çevrimiçi Ofis
Aynı zamanda "evden çalışma" ihtiyacını karşılayacak bir "online ofis" yaptık. Herkesin "bir günlük toplantı" yerine evde "birlikte çalıştığını" hissetmesine izin verin.
Aynı ekip aynı gruptaysa, "çevrimiçi ofis" işlevini açtıktan sonra sesli iletişime başlayabilirsiniz. Ses gün boyunca açılabilir, ancak varsayılan olarak sessize alınır. Çoğu zaman kimse konuşmaz. Bir şey olduğunda doğrudan iletişim kurabilirsiniz: "Kim, kim, şimdi sizin için uygun mu, hadi bir şeyi tartışalım".
Sesli konferans için randevu veren bir mod değil, bir ofis ortamını simüle eden, böylece herkes aynı alanda olsun ve iletişim kolay ve doğal hale gelir.
Bu özellik henüz bu hafta kullanıma sunuldu.Hem iç üyelerimiz hem de dış kullanıcılarımız, kullanımı stresli olmadığı, kişisel mahremiyet içermediği ve hafif ve gündelik olduğu için bir "ev ofisi" ortamında çok faydalı olduğunu bildirdi.
5. Düşünme notları
"Online ofis" den bahsettikten sonra, "zihin notlarından" bahsetmek istiyorum.
Sık sık sorunları tartışmamız ve beyin fırtınası yapmamız gerekir. Herkesin işbirlikçi bir düşünme notuna ihtiyacı vardır, bir zihin haritası veya beyin haritası çizerken, çevrimiçi bir ofiste tartışırken, birbiriniz hakkında da yorum yapabilirsiniz.
Bu aynı zamanda çok pratik bir işlevdir, çünkü genellikle açık video konferans, zihin haritalarının eşzamanlı işbirliğine dayalı çizimini gerçekleştirmenin bir yolu yoktur ve zihin notlarımız bu sorunu iyi çözebilir.
3. PPT gerektirmeyen toplantılar
1. Uçan Okuma Kulübü
Sonra, toplantı modumuza odaklanmak istiyorum. Toplantılarımızın çoğu artık "uçan kitap okuma toplantısı" nın kısaltması olan "uçan okuma toplantısı" modunu benimsiyor.
Çoğu zaman, geleneksel toplantı yöntemiyle ilişkili olarak toplantı verimliliğinin düşük olduğunu hissederiz. Genel olarak, bir toplantı yapıldığında, bir kişi PPT hakkında konuşmak için yukarı çıkar. Aşağıdakileri herkes dinler. Bazı insanlar anlayabilir, bazıları anlamaz, bazıları konuşmanın yavaş olduğunu düşünür ve bazıları konuşmanın hızlı olduğunu hisseder. Bu durum etkileyecektir. etkililik.
Uzun bir süre el yordamıyla uğraştıktan sonra, sinek okuma modu olan bir dizi yöntem bulduk.
Öncelikle, takvim aracılığıyla herkesin boş zamanını bulun ve otomatik olarak bir toplantı grubu oluşturun.
İkincisi, toplantıdan önce birisinin toplantı konularını açık ve eksiksiz bir şekilde yazması ve dokümanlar aracılığıyla toplantı grubuna göndermesi gerekir.
Üçüncüsü, toplantının ilk 15 ila 20 dakikasında, herkes bu belgeyi sessizce okur ve herhangi bir sorun varsa, bunu yazmak için yorum işlevini kullanın.
Toplantıya ilk kez katılan yeni meslektaşların çok utandıklarını, toplantının neden kimse konuşmadan on dakikadan fazla başladığını bilhassa ilginç olduğunu hatırlıyorum. Aslında, belge okuyor ve sorular yazıyoruz.
Dördüncüsü, bir belgenin yazarı bir yorum hatırlatması aldığında, bunu metin olarak da yanıtlayacaktır. Bu toplantının sahibi bu soruyu yanıtlayamazsa, yorumda @ diğer kişilerle yanıt verecektir. Konferansa katılmayanlar bile @ yapabilir. Bu bildirimi cep telefonundan alacak ve soruları yanıtlamak için bu belgeye gidecek.
Beşincisi, sessiz okuma bittikten sonra toplantıyı düzenleyen kişi, "toplantının ikinci aşamasına geçiyoruz" diyerek, belgede az önce sorduğunuz ancak net cevaplamadığınız tüm soruların üzerinden geçerek soruları sesli olarak yanıtlamaya başladı. Bakalım başka sorunuz var mı?
Bu süreç sırasında, herkesin bir miktar etkileşimi ve tartışması olabilir.Tüm sorular yanıtlandıktan sonra toplantı sona erer. Bu, bir "uçan gözden geçirme toplantısının" tam sürecidir.
Bu konferans modu ile geleneksel PPT konferans modu arasındaki fark nedir?
Her şeyden önce, çok odaklıdır ve ayıracak hiçbir şey yoktur. Herkes konunun dışına çıkmayacak, çünkü tüm tartışma sorunun etrafında dönüyor;
İkinci olarak, toplantının tüm süreci belgelerle kayıt altına alınacaktır. Katılımcı olmasa bile, belge aracılığıyla toplantı sürecini tam olarak anlayabilirsiniz.
"Flying Conference" modeli uzun süre yinelendikten sonra oluştu, uygulaması zor ama etkisi çok iyi. Bu modele uyum sağladığımızda, önceki PPT modeline dayanamayız.
2. Hedef yönetimi
Bunu biraz genişleten şirketimiz her zaman uzaktan çalışmaya alışmıştır ve telecommuting'in başlarında hedef yönetimi için OKR'yi kullandık.
Çünkü uzak ofiste, her üyenin çalışma süreci bilinemez ve OKR, sonuçlara ve temel hedeflere odaklanan bir çalışma yöntemidir. Genel yönü hizalamaya dayanarak, kendi başınıza başarmanın yolunu düşünün, hedefler ve temel görevler belirleyin. Ayrıca kendisi tarafından belirlenen bir hedef olduğu için çalışanlar uygulama sürecinde daha proaktif olacak ve yaratıcılıklarını daha iyi uygulayabilecekler.
İşbirliği ve verimlilik sorunlarına ulaşmak için objektif yönetim yoluyla.
Sizinle biraz tecrübe paylaşmak istiyorum.Kısa bir süre evde çalışırken, OKR'yi tıpkı bir savaşta olduğu gibi hedeflenen bir hedef belirlemek için kullanabiliriz. Projeler oluşturun, savaşlar başlatın, hedefleri netleştirin ve birlikte hücum edin.
Bu süreçte, her gün ne yapmanız gerektiğini sormak zorunda değilsiniz, ancak tüm üyeleri bir savaş gibi hedeflerini tamamlamaları için motive edebilirsiniz, bu da evden kısa süreli çalışma için çok yararlıdır.
4. Araçların duyguları ve insanlığı
Son olarak, bir önemli nokta daha var. Araçlar üzerinde çalışmama rağmen, araçların zengin duyguları doğrudan ifade etmenin zor olduğunu hissedebiliyorum ve takımın ilişkiler kurmasına yardımcı olmak için birçok insani şey yapmamız gerekiyor.
Her takımın kendi faaliyet tarzı vardır.
Örneğin, tam yıldönümlerine başlayan sınıf arkadaşları şirkette toplu olarak kutlanmalıdır, böylece evden çalışırken, herkesi çevrimiçi video aracılığıyla kutlamaları için de organize edebilirsiniz.
Çevrimiçi oyunlar, karaoke gibi akşamları birlikte eğlenen takımlar da var.
İpuçları-Douyin'in CEO'su Zhang Nan: İnsanlar dağılamaz ama ruh dağılamaz!
Douyin ekibinin çok ilginç bir çevrimiçi temel atma töreni var Bu temel atma töreni çok resmidir.Öğrenciler sadece yüzlerini ve dişlerini değil saçlarını da yıkamalıdır. Şampuan çok önemli! Çünkü Douyin'de güzel bir söz var: "Meslektaşlarınıza değer veriyorsanız, saçınızı yıkamak en doğrudan itiraftır!"
Ayrıca videoya her gün yumruk attıklarında bir sloganları var: "İnsanlar dağılır, grubun ruhu dağılmaz".
Salgının ülke üzerindeki etkisi çok büyük ama salgının üstesinden gelineceğine inanıyoruz, burada yine toplumun işleyişini sürdüren ve çalışanların sağlığını koruyan tüm kurum ve kuruluşlara saygı gösteriyoruz.
Aynı zamanda, keşfettiğimiz çalışma yöntemlerinin diğer şirketlere de yardımcı olabileceğini umuyoruz.
Küçük ve orta ölçekli işletmelerin karşılaştığı geliştirme zorlukları hala oldukça büyüktür, bu nedenle bugün çok ciddi bir tartışmadan sonra, onlara ek bir fayda sağlamaya karar verdik: Ortak işlevlerimize ek olarak, küçük ve orta ölçekli işletmelere kolaylık sağlamak ve topluma katkı sağlamak umuduyla onlara Feishu'nun ticari versiyonu için üç yıllık ücretsiz kullanım hakları sağlıyoruz.
Toplumun daha iyi gelişmesine yardımcı olmak için her birimiz kendi çabamızı gösteriyoruz.
