Drucker: Yöneticiler zamanlarını nasıl kontrol ediyor?
Temel Notlar · Organizasyon Yönetimi
Bu makalenin kalitesi: Tat: sazan
Bay Notes şunları söyledi:
Ticari organizasyonlarda, bir yöneticinin organizasyondaki pozisyonu ne kadar yüksekse, organizasyonun onun için zaman gereksinimleri de o kadar büyük olur.
Etkili zaman yönetimi nasıl yapılır? "Modern yönetimin babası" Sayın Drucker'ın söylediklerini dinleyelim.
Aşağıda, keyfini çıkarın:
1. Zaman yönetiminde iyi olun ve zaman sınırınız olsun
İki yıl boyunca bir bankada danışman olarak çalıştım, bankanın üst yönetiminin yapısını inceledim. Bu bankanın başkanı muhtemelen tanıdığım zamanın en iyi yöneticisi.
İki yıl boyunca onunla ayda bir konuştum ve bana her seferinde sadece bir buçuk saat verdi.
Dahası, her toplantı için tamamen hazır, bu yüzden yardım edemem ama önceden hazırlanıyorum.
Sohbetimizin içeriği her seferinde bir konu ile sınırlıdır.
Yaklaşık 1 saat 20 dakika konuştuğumuzda, başkan beni teşvik etmeye başladı: "Bay Drucker, bence bir sonuca varmalıyız ve bir dahaki sefere hangi konu hakkında konuşacağımıza karar vermeliyiz."
Bir buçuk saat geldiğinde ayağa kalktı ve benimle el sıkıştı.
Yaklaşık bir yıl sonra nihayet yardım edemedim ama ona sordum: "Sayın Başkan, neden her konuştuğumuzda kendinizi bir buçuk saatle sınırlıyorsunuz?"
Cevap verdi: "Nedeni çok basit. Konsantrasyonum ancak bir buçuk saat sürebilir. Hangi sorun üzerinde çalışılırsa çalışılsın, bu sınırın ötesinde, konuşmamda yeni bir şey yok. Üstelik zaman çok kısa olursa, biliyorum Bir buçuk saatten daha kısa bir sürede, korkarım sorunun odak noktasını kavrayamayacağım. "
2. Hiç kimsenin sorunları düşünürken rahatsız etmesine izin verilmez
Her toplantıda, asla bir telefon görüşmesi olmadığını ve sekreterinin kapıyı asla açmadığını ve birinin onu görmek için beklediğini söylediğini öğrendim.
Bir gün bunu sorduğumda şöyle dedi: "Sekreterim bir sorun hakkında düşündüğümde kimsenin rahatsız etmesine izin verilmediğini biliyor. Sadece iki istisna var: Birleşik Devletler Başkanı ve karım.
Ancak, Birleşik Devletler Başkanı nadiren arar ve karım öfkemi bilir. Bu nedenle, herhangi bir büyük olay için, sekreter konuşmayı bitirene kadar bana söylemeyecek. Ardından, telefona cevap vermek ve ziyaretçi kabul etmek için yarım saat daha harcıyorum.
Tabii ki, biliyorsunuz, benim bu tür düzenlemem de bir tür macera, belki konuştuğumuzda bir buçuk saat bekleyemeyecek kadar büyük bir şey olacaktır. "
Söylemeye gerek yok, bu banka başkanı aylık toplantılarımızda eşit derecede yetenekli ancak her gün toplanan herhangi bir yöneticiden çok daha fazla şey yaptı.
3. Boş zamana konsantre olmak için çeşitli yöntemler uygulayın
Bununla birlikte, kendisi gibi son derece disiplinli bir yönetici bile çoğu zaman zamanın en az yarısını pek çok küçük ve anlamlı olmayan şeylerle ve pek çok istemsiz şeyle uğraşarak geçirmek zorundadır:
Örneğin, "uğrayan" önemli müşterileri almak, katılması gerekmeyen toplantılara katılmak ve kendisi tarafından gözden geçirilmesi gerekmeyen resmi belgeleri gözden geçirmek.
Üst düzey bir yöneticinin bana zamanının en az yarısını kontrol edebildiğini ve düşündüğünü gerçekten yapabileceğini söylediğini her duyduğumda.
Dinledikten sonra, zamanının nasıl geçtiği hakkında hiçbir fikri olmadığından şüphelenmek için gerçekten yeterli neden olduğunu hissediyorum.
Üst düzey yöneticilerin gerçekten özgürce kullanabilecekleri zaman yaklaşık 1 / 4'dür.
Yani, zamanının sadece 1 / 4'ünü büyük işlere, katkıda bulunan konulara ve yapması gereken konulara harcıyor.
Bu tahmin doğrudur ve herhangi bir kuruluş için doğru olmalıdır.
İstisnalar var, belki devlet kurumlarının üst düzey yetkilileridir - genellikle diğer kuruluşların üst düzey yöneticilerinden daha verimsiz çalışma saatlerine sahiptirler.
Bir yöneticinin pozisyonu ne kadar yüksekse, kendini o kadar fazla kontrol edemez.
Kuruluşun ölçeği ne kadar büyükse, işlevi ve üretimi yerine kuruluşun işleyişini sürdürmek için o kadar çok zaman harcar.
Bu nedenle, etkili bir yönetici boş zamanlarına konsantre olması gerektiğini bilir. Bütün bir zaman dilimine konsantre olması gerektiğini biliyor ve zaman birçok bölüme ayrılıyor, bu da zamanın olmadığı anlamına geliyor.
Zaman yoğunlaştırılabiliyorsa, bir iş gününün sadece 1 / 4'ü olsa bile, birkaç önemli olayı ele almak yeterlidir.
Aksine toplamda 3/4 iş günü olsa bile parçalı zaman işe yaramaz.
Bu nedenle, zaman yönetiminin son adımı, yöneticiler tarafından kontrol edilebilen parçalanmış zamanı toplamak olmalıdır.
Nasıl konsantre olunacağına gelince, herkesin kendi yolu vardır. Bazı üst düzey personel bir hafta içinde evde çalışmak için bir gün ayrılacaktır. Birçok dergi editörü ve araştırmacı bilim insanı genellikle bu yöntemi kullanır.
Toplantılar, denetimler ve sorun analizi gibi rutin görevleri haftada iki gün hallederken, diğer günlerde gerçekten önemli konularla ilgilenmek için bütün sabahı tutan insanlar da var.
Önceki örnekte bir bankanın başkanı zamanı bu şekilde yönetiyor.
İş toplantıları düzenlemek, kıdemli personeli tartışmaya davet etmek ve önemli müşterileri kabul etmek gibi işlerin tümü Pazartesi ve Cuma günleri planlanmaktadır.
Salı, Çarşamba ve Perşembe öğleden sonraları, beklenmedik personel sorunlarını araştırmak, yurtdışındaki şube yöneticileriyle eve dönmek, önemli müşterileri almak veya Washington'a seyahat etmek gibi diğer işleri halletmek için planlanmış sabit işler yoktur.
Ancak bu üç günün sabahında, önemli konularla ilgilenmek için önceden bir zaman planlayacak ve bir birim olarak 90 dakika sürecektir.
Diğer bir yaygın yöntem, her öğleden sonra evden çalışmak için bir süre planlamaktır.
Profesör Carlson araştırma raporunda en etkili yöneticilerden birinden bahsetti.
Bu yönetici, her sabah işe gitmeden önce her zaman 90 dakika evde kalır, telefona cevap vermez ve araştırma işlerinde uzmanlaşmıştır. Zamanında işe gitmeniz gerekiyorsa, doğal olarak sabah erken saatlerde evde çalışmaya başlamanız gerekecektir.
Ancak bu yaklaşım, önemli şeyleri her gün işten eve götürmekten ve akşam yemeğinden sonra 3 saat geçirmekten daha iyidir.
Kaçınılmaz olarak fazla çalıştırılacağı için, orta yaşın üstündeki insanlar için en iyisi yatmak ve erken kalkmaktır.
Ama şimdi, geceleri araba sürmek için işlerini eve götürmeyi seven ve gitgide daha fazla insan var.Bu genellikle kötü bir duruma yol açar: İnsanlar gece fazla mesai yapabileceklerini düşünür, bu yüzden gündüz çalışma saatine çok dikkat etmek zorunda kalmazlar.
Dördüncüsü, zaman kullanımına dikkat edin
Ancak tekrar söylemeliyim: Zamanınıza konsantre olun, konsantrasyon "yöntemi" ikinci ve en önemli şey zamanın nasıl kullanıldığıdır.
Birçok insan küçük görevlere konsantre olur, böylece bir blok zaman tasarrufu sağlar. Ancak bu yöntemin pek bir etkisi yoktur.
Bu yöntem nedeniyle, zihinsel veya zamansal olarak, insanlar hala bu ikincil şeylerden vazgeçemezler ve nadiren katkıda bulunan ancak yapması gerektiğini düşünen şeyleri bırakamazlar.
Sonuç olarak, boş zamanlarını işgal etmek ve yapması gerekeni feda etmek için sonunda yeni bir zaman baskısı ortaya çıkacaktır.
Birkaç gün veya hafta içinde, "yoğunlaştığı" boş zaman, sözde "yeni sorunlar, yeni acil durumlar ve yeni sorunlar" tarafından bölünecek.
Etkili bir yönetici için ilk adım, "boş zamanın" ne kadarının gerçekten kendi zamanı olduğunu tahmin etmek ve ardından önemli miktarda sürekli tam zaman ayırmaktır. .
Ayrılmış zamanını başka bir şeyin yamyam yaptığı keşfedildiğinde, zaman kayıtlarını dikkatlice dikkatlice analiz etti ve daha az önemli görevleri yeniden filtreledi.
Gerçeği zaten biliyorlar, bu yüzden fazla kesmeyecekler.
5. Zaman kontrolü ve yönetimi tek seferde ve herkes için yapılamaz
Tüm etkili yöneticiler, zaman kontrolünün ve yönetiminin bir kez ve herkes için yapılamayacağını bilir.
Zaman kayıtları tutmalı ve bu kayıtları düzenli olarak analiz etmelidirler ve ayrıca harcayabilecekleri zamana bağlı olarak bazı önemli faaliyetler için son tarihler belirlemelidirler.
Yanında sık sık bu tür iki programı taşıyan son derece etkili bir denetmen var. Biri acil durumlarla ilgili, diğeri ise hiç ilgilenmediğiniz ama yapmanız gereken bir şey.
Tamamlanma süresinin planlanan sürenin gerisinde olduğunu her bulduğunda, mevcut sürenin kayıp gittiği konusunda uyardı.
Sonuç olarak, zaman en nadir bulunan kaynaktır.
Zamanınızı iyi yönetmezseniz, diğer şeyleri iyi yönetmek için boş bir konuşma yeterlidir. Kendi zamanınızı analiz etmek, kendi işinizi sistematik olarak analiz etmenin ve işinizin önemini belirlemenin bir yoludur.
"Kendini tanı" akıllıca bir felsefi sözdür, çoğumuz için anlamak gerçekten zordur. Ancak, "zamanınızı bilmek", yapmaya istekli oldukları sürece herkesin yapabileceği bir şeydir.Bu, katkı ve etkililiğe giden yoldur.
Resmi Noteman çemberine katılın ve ilerleme hakkında harika insanlarla iletişim kurun.Ücretli çevre ve ücretsiz çevrede iyi içerikler var!
(Çevre kartı buraya eklendi, lütfen Toutiao istemcisinde kontrol edin) (Çevre kartı buraya eklendi, lütfen Toutiao istemcisinde kontrol edin)
